[구글스토리 47] 구글 캘린더 활용 노하우 5가지

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[구글스토리 47] 구글 캘린더 활용 노하우 5가지

 

   구글 갤린더의 사용 범위가 주로  회의일정, 예정된 약속, 프로젝트, 개인일정관리, 생일관리등으로 많이 사용되고 있는데 더욱 효과적으로 사용할 수 있는 5가지지 노하우에 대해 알아본다. 
 
 
 1. 키보드단축키을 활용하라. 

    키보드단축키는 사용법만 잘 숙지한다면, 시간 절약에 큰 도움이 된다. 지메일(Gmail)의 키보드 단축키와 마찬가지로, 구글 캘린더도 예약 스케줄을 넘나들고, 회의일정을 보고, 행사를 관리하는 데에 도움이 되는 고유한 단축키 세트를 갖고 있다.  전체 단축키의 목록을 보기 위해서, 구글 캘린더를 열고 ‘Ctrl+?’를 누르면 된다. 다음은 일반적으로 가장 많이 사용하는 여섯 가지 단축 키의 목록이다.

일정만들기    : “c”를누른다. 
온늘일정보기 : “t”를누른다.
일별일정보기 : “1”또는“d”를누른다.
주간일정보기 : “2”또는“w”를누른다.
월간일정보기 : “3”또는“m”을누른다.
일정설정보기 : “s”를누른다.
 

2. 자동거부예약기능을 사용한다. 

    휴가나 출장으로 인해 떠날 계획이 있거나 다른 중요한 약속이 있는 경우, 구글 캘린더 실험실의 “자동으로 일정거부”는 유용한 도구이다. 이 기능을 켜기 위해서, 화면 오른쪽 위의 기어 아이콘(gear icon )을 클릭하고, “실험실”을 선택한다. 그 후 해당 기능 옆의“사용”을 클릭하고, 페이지 아래의 “저장”을 클릭하면 된다.  이 기능은 사용자가 부재중인 기간을, 미리 달력에 표시할 수 있도록 해준다. 다른 누군가가 이 기간의 일정 초대를 보내올 경우, 구글 캘린더는 자동적으로 이를 거부할 수 있다.


3. 일정을 쉽게 재조정하기

    모든 사람에게 적절한 회의 시간을 정하는 것은 귀찮은 일이 될 수 있다.   이 과정을 쉽게 만들어주는 구글 캘린더 실험실에 있는  스마트 리스케줄러(Smart Rescheduler)을 활용한다.  이 도구는 모든 참여자의 스케줄은 분석하고, 충돌을 평가하고, 회의실을 준비하고, 가장 적절한 회의시간을 제안해 줌으로써 일정을 재조정하는 것을 도와준다.  단 한국어 버전에서는 아직 이 기능을 사용할 수 없다.    이 기능을 사용하기 위해, 화면 오른쪽 위의 기어 아이콘을 클릭하고 “실험실”을 선택한다. 마찬가지로, “스마트 리스케줄러”옆의 “사용”버튼을 선택하고, 페이지 아래의 “저장”을 클릭한다. “스마트리스케줄러”을 활성화시키고 나서, 재조정하고 싶은 일정을 선택하고, “새로운 시간 찾기(Find a new time…)”를 클릭한다. 그러면 가능한 회의시간과 근처의 대체 회의실의 목록을 볼 수 있다.    한편 특정인을 선택적인 참가자로 표시하거나, 회의길이를 조절하거나, 특정한 충돌을 무시하거나 원하는 가장 빠른, 혹은 늦은 시간을 명시함으로써 좀더 편리하게 사용할 수 있다.  새로운 요구사항을 반영하여 결과가 업데이트된다. 


4. 일정에 첨부파일 추가한다. 

    회의 참여자들 간에 문서 공유시  페이지 오른쪽 위의 기어 아이콘을 클릭하고 “실험실”을 선택하여 구글 캘린더의 실험실 섹션을 방문하라. 스크롤을 내려  일정첨부파일(Event attachments)를 찾아 “사용”을 클릭하고, 그 뒤 “저장”을 누른다.   “일정첨부파일”은 일정에 구글닥스(Google Docs)의 워드문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 첨부하거나 컴퓨터에서 파일을 업로드할 수 있도록 해주는 실험적인 기능이다.   만약 구글 닥스의 문서를 공유할 경우에는, 미리 접근 권한을 주어야 한다. 그렇지 않으면 다른 사람이 볼 수 없다. 첨부파일과 권한 설정을 해 두어야 한다.    “일정첨부파일”을 활성화하고 나면, 일정 설명아래에“첨부파일추가(Add attachment)”링크가 나타나며  이를 클릭하면, 구글 닥스 문서를 찾아보거나 컴퓨터로부터 파일을 업로드할 수 있다.


5. SMS를 이용하여 구글캘린더에 일정을 추가하기

    구글 캘린더에 회의일정을 잡는 것을 잊었을 경우 스마트폰을 통해 일정을 잡을 수 있다.    구글 캘린더 계정으로 로그인하고, 오른쪽 위의 “설정”을 누르고, “캘린더 설정”을 선택한다. 그리고 “모바일 설정”탭을 클릭한 뒤, 국가, 전화번호, 그리고 이동 통신사를 입력하라. 그러면 스마트폰으로 인증코드가 전송된다. 이 코드를 입력하고 “설정마침”을 클릭한다.    이 설정을 완료하고 나면,  구글갤린더에 들어가 내용과 시간등을 기록한 후 일정을 등록한다.  사용자는 잠시 뒤 승인문자를 받을 수 있으며, 캘린더 상에 새롭게 등록한 일정이 나타난다

 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법