[구글오피스 연재01] 구글을 통해 스마트모바일 오피스구축하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글오피스 연재01] 구글을 통해 스마트모바일 오피스구축하기

  생산직직원일 경우 오전9시에 출근하여 오후 6시에 퇴근하면 이후의 시간은 나름대로 자유롭게 시간을 짜서 생활할 수 있다.  그러나 사무직이나 연구직의 경우 퇴근후에도 업무가 있으며 사무실로 다시 돌아와 업무을 처리해야 하는 것이 현실이다.  그렇기 때문에 업무시간내에 어떻게 하든 업무을 잘 마무리하여 자기시간을 가질려고 한다.  그러나 현실은 그렇지 못하다.  야간과 주말과 휴가에도 회사업무을 처리해야 한다는 압박감은 언제나 있다. 그런 직장인들에게 구글은 스마트모바일 오피스을 통해 일하는 장소, 시간, 디바이스, 데이터(자료)을 통해 보고와 협업이 쉽게 가능하기 때문에 스마트 모바일 오피스를 구축하는 기업이라면 반드시 사용하는 것이 좋을 것으로 본다.

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원본 그림의 크기: 가로 510pixel, 세로 396pixel

1. 일하는 장소와 시간에서 자유로울수 있다.

모바일오피스 구축이나 스마트오피스 구축이 진행된 기업의 경우나 이를 준비하는 기업의 경우에는 일하는 장소에 자유로울수 있다. 그러나 일반적인 기업에서는 언제 어디서나 업무를 처리할 수 없다. 그러나 구글을 도입하면 일하는 장소에 매이지 않고 언제든지 일할 수 있는 모바일 단말기를 통해 어디서든 작업을 할 수 있게 된다. 특히 매주 월요일부터 금요일, 오전9시부터 오후 6시까지 지정된 시간에 출근하고 퇴근할 때까지 일을 해야 한다는 고정관념에서 벗어나서 일할 수 있게 되었다.

2. 고정된 단말기가 아닌 스마트디바이스를 통해 자유롭게 업무을 처리할 수 있게 된다.

사무실이나 전산실에 있는 컴퓨터에서만 자신의 일을 할 수 있는 시대는 지나가고 있다. 물론 노트북에서 업무에 필요한 프로그램을 설치하여 들고 다니면서 일을 처리할 수 있다. 그러나 노트북의 경우에는 언제든지 인터넷이 되어야 하고 전원공급이 원활해야 한다. 그러나 최근에 나오는 스마트디바이스들은 기본적으로 인터넷을 연결할 수 있으며 밧데리 사용시간도 10시간 이상되기 때문에 외근등에서 최고의 효율을 발휘한다.  특히 가볍기 때문에 휴대하기 편하다는 장점을 지닌다. 

3. 자료접근이 용이하여 업무처리에 효과적이다.

과거 컴퓨터내장 디스크나 외장하드디스트에 자료을 보관하든 시대에서 이제는 클라우드에 회사자료을 업로드하여 필요에 따라 다운로드 받아 업무을 처리할 수 있다. 물론 여기에도 약간의 불편함이 있다. 동일한 자료을 여러 사람들이 접근하여 처리할 경우 내용 변경에 대한 과정이 정확히 알수 없고 협업이 불가능하다는 점이다. 그러나 구글드라이브을 이용할 경우에는 다수의 사람들이 동일한 자료에 접근하여 수정, 변경하더라도 변경상황을 쉽게 파악할 수 있고 협업이 가능하다는 점이다. 

4. 보고라인과 협업라인 업무처리시 효과적이다.

회사의 일들은 주로 협업에 의해 진행되고 보고을 통해 결재가 이루어진다.  구글드라이브는 직장동료들과 함께 협업을 할 수 있으며 넷킬러의 콜라베이트을 통해 전자결재가 가능하다. 물론 콜라베이트외에도 전자결재가 가능한 서비스들도 있지만 지메일 사용자들에게 무료로 제공되는 콜라베이트에 대해 언급한 이유는 접근성이 쉽다는 점에서다. 구글드라이브을 사용하면 통합하여 작성해야 할 일정시간이 필요하지 않으며 협업시에도 권한에 따라 수정하거나 댓글을 달아서 확인할 수 있고 단순히 내용만 확인할 수도 있기 때문에 협업시 없어서는 안되는 도구로서 자리잡고 있다. 

모바일 스마트오피스 구축을 통해 고정 비용절감효과을 가져다 준다.  기업CEO입장에서 고정비용은 가장 먼저 절감해야 할 비용중에 하나이다. 인쇄비용, 전화요금, 팩스요금, 전기용금, 사무실 임대비용등 매월 고정적으로 지출되는 비용을 절감한다는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 그러나 구글을 통해 모바일 스마트오피스을 구축하게 되며 이러한 비용을 절감할 수 있다.  종이로 인쇄하든 것을 전자문서로 인쇄하거나 저장할 수 있어 직원들이 보유한 단말기에어 언제든지 확인할 수 있으며 협업을 위해 모여서 회의를 하기위해 회의실마련을 위해 비용을 지출하지 않아도된다.  구글캘린더와 구글드라이브는 기존의 회의실을 대체할 만큼 강력하기 때문이다. 이외에도 출장중인 사원이나 지방지사와 해외지사간의 회의도 구글행아웃을 통해 진행할 수 있으며 자료 관리와 백업, 운영도 구글드라이브, 유튜브, 피카사을 통해 이루어진다. 이외에도 기업 CEO입장에서 득이 되는 부분이 많다. 그리고 모바일오피스가 구현되면 직원들도 회사 업무 때문에 직장으로 돌아와 일을 하지 않아도 되기 때문에 출퇴근외의 시간에 자기개발을 위해 사용할 수 있다는 장점도 있다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법