[구글오피스 연재06] 기업 업무관리의 기본 4대 서비스는 지메일, 구글주소록, 구글캘린더, 구글드라이브이다.

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글오피스 연재06] 기업 업무관리의 기본 4대 서비스는 지메일, 구글주소록, 구글캘린더, 구글드라이브이다.

 

그림입니다.<br /><br />
원본 그림의 이름: CLP00000e940001.bmp<br /><br />
원본 그림의 크기: 가로 550pixel, 세로 241pixel

  지메일은 정보관리로, 구글캘린더는 일정관리로, 구글드라이브는 자료관리도구로서 기업업무 처리에 없어서는 안되는 도구이다. 하루에 수십통의 메일을 주고 받으면서 업무을 처리하고 메일속의 일정관련 정보를 구글캘린더에 넣거나 메일속의 첨부파일을 구글드라이브에 업로드하여 관리할 수 있다.

1. 지메일은 메일이상의 서비스이다.

  메일은 단순히 자료을 교환하기 위한 수단만은 아니다.  메일의 일차적인 기능이 정보교환에 있지만 주고 받은 메일을 어떻게 관리하고 운영하느냐에 따라 메일서비스의 활용도는 달라진다. 지메일에는 일반 메일과 달리 필터기능, 라벨기능, 스팸처리기능, 보관기능, 실험실기능등 다양한 서비스를 제공하고 있다.  특히 지메일에는 구글토크기능을 내장하고 있기 때문에 별도의 메신저를 설치하지 않고도 안드로이드폰이나 태블릿PC에 지메일 설정이 된 단말기와 음성, 화상, 문자채팅이 가능하다.  더욱이 바이러스없는 지메일서비스는 스팸과 바이러스로 인해 고민하는 개인사용자와 기업사용자들에게 매력적인 메일서비스이다.

2. 구글캘린더로 프로젝트, 행사일정등을 관리한다.

구글캘린더에는 개인일정과 업무일정, 프로젝트일정, 세미나일정과 같은 다양한 일정관리 솔루션을 제공한다. 물론 무료이다.  협업이 필요한 일정에 대해서는 업무일정을 통해 일정을 공유하면서 일을 처리할 수 있고 원격지에 있는 지사와 멤버들과 회상통화를 할 수 있으며 나아가 일정속에 첨부파일을 넣어서 일정관련 자료을 동시에 열람할 수 있다. 만약 행사나 프로젝트 모임에 참석할 수 없다면 거부(불가)하다고 표시함으로써 주최들의 행사진행에 도움을 주게 되며 행사장소에 대해서도 구글맵과 연동함으로써 스마트기기로 쉽게 찾고자 하는 장소까지 빠르고 쉽게 안내해 준다.  구글 캘린더는 이제 단순한 일정만을 제공하는 서비스가 아닌 업무처리에 문제가 생기지 않도록 도와주는 개인비서이다.

3. 구글드라이브로 모든 문서를 공유하고 협업한다.

  회의나 프로젝트을 진행중에 주고 받는 메일에 구글드라이브 문서를 공유하면 공유이후부터 이루어지는 문서작업은 실시간으로 공유가 이루어진다. 수정하고 추가한 상황들이 실시간적으로 표시되기 때문에 기존의 문서처리관리에 들어가는 프로세스의 거의 대부분이 빠져 시간절감효과와 원본파일을 수정하기 때문에 자료관리가 쉬어진다.

  이러한 모든 서비스들이 지메일을 통해 이루어지며 지메일속에 첨부된 구글드라이브 문서와 일정이 구글캘린더와 구글드라이브을 통해 저장, 관리, 운영된다는 점이 구글만이 가지는 고유의 기능이다.

4. 구글주소록은 인맥관리의 핵심툴이다.

  구글서비스는 날마다 진화하고 있다. 분명 구글 주소록에는 단순히 사진, 소속, 기관, 직책, 이메일, 전화번호을 넣어 인맥을 관리할 수 있지만 이 주소록은 구글행아웃과 연동괴기 때문에 소셜네트워크서비스와 연동된다.

  웹기반의 구글주소록만을 사용할 경우 국내 포털사이트의 주소록과 별차이가 없는 것처럼 보일 수 있다.  그러나 구글서드파트도구와 주소록 앱을 약간만 가미하면 세상에 없는 나만의 인맥관리가 가능하다. 특히 구글앱스 사용자라면 공유주소록, 공용주소록, 사내주소록등을 통해 기업의 인맥자원을 공유할 수 있다는 점이 핵심이다.  지메일사용자의 경우라면 개인주소록만 지원하지만 구글앱스 사용자라면 다양한 주소록을 통해 부서별 주소록에서 기업공용주소록, 사내주소록등을 통해 기업 인맥관리이 가능하다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법