[구글오피스연재 07] 지메일속 메시지 내용속에 일정정보를 구글캘린더에 넣기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글오피스연재 07] 지메일속 메시지 내용속에 일정정보를 구글캘린더에 넣기

기업업무에서 가장 많이 차지하는 업무는 미팅업무이다.  미팅을 위해 전화와 문자, 메일등을 통해 미팅을 잡고 잡힌 일정에 맞게 수첩이나 달력에 일정을 넣고 미팅업무을 관리한다. 수작업을 하다보면 일정을 빼먹는 경우도 있어 일정을 통제하기 어렵다. 그러나 지메일을 통해 미팅 일정을 관리할 경우 이러한 실수을 하지 않을 수 있다. 

1. 메일에서 일정확인하기

수신된 메일속에 일정이 있다면 지메일을 사용하기 전이라면 일일이 메모하여 수첩에 넣었을 것이다. 그러나 지메일을 사용하기 시작하였다면 일정을 확인한 후 바로 해당 일정을 구글캘린더에 입력할 수 있다.

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2. 일정 만들기을 통해 일정을 잡는다.

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  일정정보가 담긴 지메일에서 더보기 메뉴를 클릭하여 일정만들기를 클릭한다. 이메일 내용을 캘린더에 그대로 넣어 새로운 일정을 만들 수 있다. 일정 작성시 알림기능, 첨부파일, 주소등을 입력하여 일정관련 업무처리시 지장되지 않도록 준비한다. 알림기능은 약속시간전에  해당업무을 처리하는데 시간적으로 알려줌으로써 원할한 업무처리에 도움을 제공하고, 첨부파일은 회의나 미팅시 필요한 내용을 담아 둘 수 있어 빠른 업무처리에 도움을 준다. 특히 주소를 입력해 두면 미팅장소까지 이동시 어떤 방식으로 이동해야 할 것인지를 결정할 수 있어 미팅시간에 늦지 않도록 도와준다.

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3. 지메일 초대장기능을 활용한다.

지메일의 가장 좋은 기능중에 하나가 초대장기능이다.  지메일의 초대장 기능은 이메일을 통해 미팅이나 약속등을 잡을 때 첨부파일 밑에 있는 초대장을 클릭하여 원하는 날짜와 시간을 입력한 후 약속하고자 하는 대상자의 이메일(지메일)주소를 입력한 후 초대할 때 사용한다. 이 기능을 사용하면 이메일을 통해 초대장을 받은 사람이 참여여부에 대해 예, 아니요중에 클릭하여 약속을 쉽고 빠르게 확인할 수 있도록 해준다.  특히 초대하였지만 참석하지 못하더라도 행아웃을 통해 화상회의을 진행할 경우에 참석할 수 있기 때문에 초대장기능을 백프로 활용하는 것도 업무처리에 노하우가 될 것으로 본다.

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미팅업무와 관련된 것이나 일정과 연관된 업무의 경우 캘린더에 넣어서 업무을 관리할 수 있다. 해당 일정전에 초대장기능으로 참석여부을 파악하면 일일이 전화하여 확인하지 않아도 되고 참석이 힘든 경우라도 화상회의기능인 행아웃을 통해 원격지에서 참여할 수도 있다. 특히 참석전에 회의 관련 내용을 첨부파일을 통해 확인할 수 있다는 점이 지메일과 캘린더을 통해 업무처리에 가장 좋은 역할이라고 본다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법