[구글오피스 연재11] 업무의 우선순위를 위해 지메일의 할 일목록을 이용하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글오피스 연재11] 업무의 우선순위를 위해 지메일의 할 일목록을 이용하기


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성공한 직장인들에게 있어서 가장 큰 특징은 일의 우선순위를 정해서 프로세스에 따라 업무을 처리한다는 것이다.  이메일로 온 업무들을 처리함에 있어 별표편지함, 중요편지함에 넣어서 관리할 수 있지만 지메일의 할 일 목록을 통해 처리한다면 더욱 효과적이다. 이처럼 지메일과 할 일목록을 연계함으로써 업무을 처리할 수 있기 때문에 중요한 일을 처리하는데 시간에 쫒겨서 일을 거리치는 횟수가 줄어든다. 

오랫동안 메일을 통해 업무을 처리하면서 경험한 것중에 하나가 바로 주중에 처리해야 할 일들이나 처리하고 난 후에 빠른 시간에 메일을 찾아야 할 것이라면 별표편지함을 이용하고 날짜가 정해져 있는 일들이나 잊지 말고 처리해야 하는 일들이 있다면 할 일목록을 이용해 업무을 처리한다는 것이다. 

1.  할 일목록을 처리한다.

할 일목록은 이메일온 업무나 상관에게 지시받은 업무을 관리할 때 알맞다.  지메일을 실행하거나 Gtask앱을 이용하여 할 일목록을 작성한다.  지메일의 경우에는 우측 상단에 있는 더보기를 클릭한 후 할 일 목록에 추가한다. 할 일목록에 추가되면 할 일 목록의 맨 상단에 할 일이 추가된다. 

2. 기간을 정한 후 할 일 목록을 관리한다.

일정관리(캘린더)도 시간에 정해 있지만 할 일 목록은 시간이 정해져 있지만 긴박성과 중요성이 있는 내용으로 마감시간과 관련된 내용을 다룰 때 사용한다. 마감시간이 있기 때문에 해당 일자가 되면 팝업이 나타나기 때문에 쉽게 관련내용을 확인할 수 있다.  지메일의 할 일목록의 가장 중요한 것은 마감이 다가와서 급하게 처리하는 일들을 줄일 수 있다는 것이다.

3. 나만의 비서 역할을 하는 할 일목록과 구글캘린더을 백프로 활용한다.

구글에서 제공하는 비서기능은 크게 2가지가 있다. 구글캘린더에서의 알림기능과 지메일의 할 일 목록이다. 구글캘린더의 경우에는 문자와 메일을 통해 일정과 관련하여 알려주는 역할을 한다면 할 일 목록에서는 해야 할 일을 잊지 않고 처리할 수 있도록 지메일을 열 때 관련 정보을 알려준다는 점이다.

성공하는 직장인들은 남들과 다른 2가지 특징이 있다. 그것은 바로 일정과 할 일들을 잊지 않고 빠짐없이 챙긴다는 사실이다. 과거 수첩에 적어놓고 관리하든 시대에서 이제는 구글캘린더와 지메일의 할 일목록 기능을 이용한다는 점이 달라졌다는 것 뿐이다. 디지털 시대을 맞아 성공하는 시대의 멋진 직장인이 되고 한다면 할 일목록을 100프로 활용해 보는 것이 좋을 듯 하다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법