[구글오피스연재14] 구글주소록은 성공하는 직장인들의 인맥관리솔루션이다.

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글오피스연재14] 구글주소록은 성공하는 직장인들의 인맥관리솔루션이다.

컨퍼런스나 세미나등을 진행하기 위해 지역로컬의 키맨과 연결해야 할 경우가 간혹있다. 이런 경우 내가 찾고자 하는 인맥을 직접 연결할 수 있으면 좋지만 그렇지 못한 경우 키맨과 연결할 수 있는 인맥이 있어야 한다. 이런 인맥을 찾고 연결하기 위해서는 인맥관리라는 노하우가 필요한데 이런 경우에 가장 많이 활용할 수 있는 구글주소록은 가장 좋은 인맥관리툴이된다. 기존에 사용하든 명함철이나 명함, 그리고 회사의 공용주소록들이 그것이다.

그런데 인맥관리의 가장 중요한 것은 시기와 빠른 업데이트에 있다.  찾고자 할 때 바로 찾을 수 있어야 하고 찾은 정보가 최신의 정보여야 한다는 것이다. 그런데 일반적으로 공용주소록의 경우에는 빠른 업데이트가 되지 않아 잘못된 연락처로 인해 실수을 하는 경우가 있는데 구글주소록의 개인주소록과 공용주소록은 이런 문제을 해결하는데 도움이 된다.

그림입니다.<br />
원본 그림의 이름: CLP00000cec05ec.bmp<br />
원본 그림의 크기: 가로 1020pixel, 세로 652pixel

이동현닷컴의 구글앱스 주소록으로 개인주소록과 공유주소록을 통해 인맥을 관리하고 있다.

1. 중요한 고객이나 키맨들은 일일이 수동으로 입력한다.

이름, 휴대폰연락처, 이메일, 회사연락처, 직급, 팩스번호, 회사주소는 기본적인 필드에 입력하고 주요업무와 특징, 미팅내용과 일시등은 메모필드에 수작업으로 입력해 둔다. 물론 명함스캐너나 엑셀파일로 된 주소록을 이용하여 주소록에 입력할 수 있지만 키맨이나 주요인맥에 대한 정보을 일일이 확인하면서 입력하는 습관이 필요하다.

2. 대량으로 입력해야 할 경우에는 명함스캐너을 통해 입력한다.

회사에 입력하면 거래처나 입력에 필요한 정보나 업무처리에 필요한 거래처의 연락처가 있다. 이런 경우 일일이 입력하기보다 담당자에게 구글주소록과 연동하는 공용주소록이 있는지 확인하고 없다면 엑셀주소록을 통해 지메일에 주소록을 업그레이드한다.  그리고 근무중에 주고 받는 명함들은 명함스캐너들을 통해 관리할 수도 있다. 만약 본 포스트을 읽고 있는 구글유저이라면 명함을 담당자에게 준 후 공용주소록에 입력하게 하여 다른 직원들이 함께 공유할 수 있도록 하는 것이 좋다. 

3. 구글주소록과 폰과 동기화를 통해 주소록을 최적화한다.

인맥을 검색하기 위해 수첩을 보거나 컴퓨터을 열어서 확인하려고 한다면 가장 비효율적이다. 이런 경우 스마트폰이나 태블릿PC에 있는 주소록과 구글주소록과 동기화하면 이런 문제를 바로 해결할 수 있다. 그리고 주소록내에 폴더(그룹)을 만든후 그룹별로 관리하는데 가족, 업무별, 홍보등의 그룹을 만들어 관리하면 개인주소록의 그룹을 통해 메일을 한 번에 대량메일을 보낼 수 있다.

앞서 설명한 것처럼 기업내에 구글앱스을 사용한다면 공용주소록, 공유주소록 솔루션을 부착한다면 주소록 관리을 통해 시간과 비용을 절감하는 효과가 있을 것으로 본다. 특히 담당직원이 퇴사를 하게 되었을 때 공유주소록에서 빼기만 하면 회사내의 주소록이 외부로 유출되는 경우가 없으므로 보안에도 도움이 될 것으로 본다.

현재 지메일로 업무메일을 사용하고 주소록에 수천명의 연락처을 넣는다면 업무내용이 외부로 유출되거나 주소록정보가 외부로 나갈 수 있는데 비해 구글앱스을 사용하게 된다면 이런 문제들을 나름대로 해결할 수 있을 것으로 본다.

4. 일석삼조의 역할을 하는 구글주소록

구글주소록을 이용하여 인맥을 관리하게 되면 트위터와 페이스북, 카카오톡, 카카오스토리, 밴드등과 동기화함으로써 업무처리, 소통, 인맥관리라는 3가지를 구글주소록을 통해 해결할 수 있다. 그러므로 명함을 주고받은후 반드시 구글주소록에 입력하고 입력시에는 이름과 전화번호외에 회사, 직급, 이메일, 담당업무, 미팅정보등을 함께 입력해 둔다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법