[구글오피스 연재15] 일정관리는 자기관리와 업무관리의 키워드이다.

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글오피스 연재15] 일정관리는 자기관리와 업무관리의 키워드이다.


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성공하는 사람들은 자신의 시간과 업무시간을 효과적으로 잘 관리하고 있다.  특히 이들의 수첩이나 달력, 스마트폰을 보면 일반인들과 달리 일정과 스케줄이 빡빡하지만 철저히 관리되어 25시간을 살아가는 것처럼 보인다.  이들의 일정관리 노하우는 과연 뭘까 그것은 자신의 일정과 회사일정을 잘 조절한다는 것이다.  이들은 자신의 개인일정과 회사일정이 맞지 않을 경우 대부분 사람들은 회사일정에 맞추고 그렇지 못한 경우 개인일정에 맞추게 되는데 어느 것을 선택하든 문제가 발생하기 마련이다. 이런 경우 자신의 일정과 회사일정을 효과적으로 관리하고 팀원들과 나, 회사와 나의 일정을 효과적으로 관리하기 위해 없어서는 안되는 도구가 바로 구글캘린더이다. 구글캘린더만 잘 활용하면 회사, 가정의 대소사, 개인스케줄등을 효과적으로 관리할 수 있다.

1. 갑작스러운 회사일정과 스케줄관리는 구글캘린더로 한다. 

개인일정과 회사일정이 중복되면 직장인들은 대부분 개인일정을 포기한다.  갑자기 생긴 회사일정이나 회사일정을 제대로 파악하지 못해 개인일정을 잡는 경우들은 회사로부터, 팀원으로부터 공식일정에 대한 정보을 사전에 얻지 못해서이다.  이런 경우 개인일정의 중요성이나 월차나 개인적인 휴가에 겹쳐 중요한 회의나 미팅을 놓치는 경우 업무에 차질이 생길수 있는데  이런 일을 예방하기 위해서는 회사일정을 구글캘린더로 관리하면 된다.  구글캘린더의 일정을 공유하면 나의 일정과 직원, 회사공식업무의 일정을 공유함으로써 개인일정을 잡거나 회사일정, 팀원일정관리에 효과적이다. 

구글캘린더에는 초대기능이 있어 팀원간의 일정을 공유할 수 있고, 회사의 공식일정을 공유함으로써 회사일정에 맞추어 팀원회의, 개인일정을 잡거나 수정보완할 수 있기 때문이다. 

2. 일정관리만 잘 하면 개인일정을 편안하게 즐겁게 보낼 수 잇다. 

회사일정은 보편적으로 1개월정도 먼저 나오거나 이전에 결정되고 팀일정도 1-2주전에 나온다.  물론 갑작스럽게 잡히는 일정도 있다.  이런 일정들을 사전에 파악만 할 수 있다면 개인일정을 잡고 편안하게 개인일정을 즐길 수 있다. 이처럼 개인일정, 팀원일정,  회사일정을 관리하면서 개인사용자들이 자신의 구글캘린더를 빠르게 분석하고 일정을 잡기 위해 일정별로 색상을 넣어서 일정을 관리하는 노하우까지도 배우는 것이 좋ᄃᆞ. 

회사의 일정을 구글캘린더로 잡은 후 알림기능을 이용하면 일정과 일정사이에 시간적으로 급하게 이동하지 않아도 된다.  일정에 맞추어 서둘게 되면 간혹 실수을 하게 되는데 이런 실수을 만회하려면 쉬운 일이 아니므로 일정 전에 출발하고 일정에 맞추어 회의나 기획을 할 수 있는데 구글캘린더에서는 알림기능을 통해 문자와 메일로 해당일정에 대한 알림을 제공하고 있다.

그리고 일정에 필요한 문서들을 첨부할 수 있기 때문에 관련 내용을 찾기 위해 메일함을 열어서 찾아보지 않아도 된다. 이처럼 구글캘린더을 이용하면 알림기능, 일정 첨부파일기능, 초대장기능등을 조금만 신경쓰면 정말 개인일정들을 즐길 수 있게 된다.

3. 구글캘린더는 최신정보로 업데이트하라

구글캘린더는 벽에 캘린더나 수첩캘린더와 달리 언제 어디서나 최신의 정보을 확인할 수 있다. 이처럼 최신의 일정을 확인할 수 있는 이유는 바로 동기화라는 과정을 통해 이루어지기 때문이다 . 구글캘린더와 스마트폰, 태블릿PC가 동기화되면 개인일정, 팀원일정, 회사일정을 정확하게 확인할 수 있기 때문에 업무일정과 개인일정을 조절하는데 문제가 없다. 그러므로 반드시 구글캘린더을 제대로 활용하기 위해서 자신의 스마트기기와 구글캘린더가 정상적으로 동기화가 이루어지는지를 확인해야 한다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법