[구글오피스연재 22] 구글드라이브로 세미나 준비하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글오피스연재 22] 구글드라이브로 세미나 준비하기


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기업의 행사나 프로젝트을 기획에서부터 홍보, 운영, 마감에 이르기까지 모든 일들을 구글드라이브로 시작하여 마감할 수 있다.  기존의 업무처리시 한글문서로 기획안을 만들고 보고하고, 결재후 관련 부서나 업체에 문서를 팩스나 이메일로 보낸다. 그리고 관련내용을 웹사이트에 올린후 신청받기에서부터 진행사항체크에 이르기까지 다양한 부서를 거치면서 작업이 이루어진다. 이로인해 어느 한군데에서 문제가 발생하거나 하면 당연히 지연될 수 밖에 없다. 그러나 구글드라이브의 각종 서비스를 이용하면 기획에서 운영에 이르기까지 실시간적으로 업무진행 상황을 체크하고 진행을 확인할 수 있다. 

1. 기획하기(구글도큐먼트)

중소형 세미나를 기획하고 준비하기전에 담당자들이 모아 기본 계획안을 만든다.  만든 기획안을 주로 구글도큐먼트로 작성한 후 공유할 담당자과 나눈다. 회의중에 공유된 문서는 실시간으로 타이핑되는 것을 확인할 수 있다.  회의이후에는 내용의 변경이나 수정, 추가에도 문서를 주고받지 않고 바로 이용할 수 있다.  이외에도 강사섭외시에도 관련 정보를 강사에게 보내거나 할 때 효과적으로 활용할 수 있다. 

2. 참여기업 만들기(영업하기)

세미나를 준비하다면 한 기업이 모두할 수 있는 일보다 협업을 통해 진행해야 하는 경우가 많다.  이런 경우 후원할 기업을 정리하고 선정후 요청해야 한다. 이런 경우 기업과 관공소에 보낼 문서들을 정리한 리스트업이 필요한데 이런 문서들을 구글도큐먼트을 이용하면 연락해야 할 이들의 이름과 연락처를 공유할 수 있으며 관련기관에 보낼때에도 좋다.  만약 구글도큐먼트을 사용하지 않는 기업의 경우에는 내부에서만 사용하고 다운로드하거나 복사한 내용을 워드문서나 한글문서에 붙혀넣어서 사용할 수 있다. 

3. 세미나 참석자 모집하기

홍보에서부터 참석자 모집에 이르기까지 가장 힘든 부분일 수 있다.  행사관련 내용을 구글블로그, 구글사이트도구을 통해 홍보할 수 있다.  세미나에 대한 내용이나 프로그램, 강사등을 홈페이지나 블로그에 게시하여야 하는데 구글에서 제공하는 구글블로그스팟, 구글사이트도구로 만든 블로그와 홈페이지를 통해 가능하다. 

홈페이지를 만든후 참석자을 모집하기 위해 신청양식을 만들어야 하는데 이런 경우 구글양식을 통해 가능하다.  등록받을 양식을 구글폼즈를 통해 작성하고 기획만 잘한다면 수백, 수천명의 접수들을 쉽게 등록, 관리, 운영할 수 있다. 만약 유료 세미나의 경우에는 결제 바로가기 링크을 걸어서 사용할 수 있다.  행사시작일이 다가오면 담당자들은 홍보에 민감하게 되고 신청자들이 얼마나 모였는지 궁금하다.  구글폼즈로 작성한 신청자들은 구글스프레드시트에 저장되기 때문에 관리권한이 있는 사람들은 언제나 접속하여 참석현황을 파악할 수 있다. 

이외에도 행사가 진행되면서 좀 더 많은 사람들이 참여할 수 있도록 하기 위해 구글플러스와 구글메일머지를 이용하여 SNS와 기업에 저장된 주소록에 있는 인맥들에게 홍보할 수 있다. 

4. 행사당일과 결과정리하기

행사를 진행하기 위해서는 예산이 필요하다.  예산기획에서부터 결재에 이르기까지 전반적인 내용은 구글스프레드시트를 이용한다.  각종 함수를 이용하면 필요한 업무들을 보기좋게 정리할 수 있으며 실시간적으로 파악이 가능하다.

행사당일에는 준비사항, 강사들 연락처등을 점검하고 진행사항을 확인할 수 있도록 구글도큐먼트를 이용한다.(전체업무분야)  나의 경우에는 지메일속에 있는 할 일목록을 이용한다. 할 일목록을 효과적으로 처리하기 위해서는 구글태스크을 이용한다. 앞서 말한 구글도큐먼트는 전체 행사 할 일리스트라면 내가 할 일은 구글태스크를 이용하여 처리하는 것이 효과적인 것 같다. 

강의시간에 사용할 발표자료는 대부분 파워포인트을 사용하는데 추후에 행사자료를 쉽게 정리하거나 언제 어디서나 강의하기 위해서는 강사들이 준 자료들을 구글드라이브에 올린후 프리젠테이션하게 하는 것도 좋다. 물론 구글프리젠테이션이 익숙하지 않는 강사라면 기존의 파워포인트을 이용하게 하는 것이 진행에 문제가 없다. 

행사진행중에 촬영한 사진은 피카사에, 동영상은 유튜브에 업로드할 수 있고 실시간으로 방송하고자 한다면 구글행아웃 온에어를 이용하는 것도 좋다.  물론 유스트림도 좋은 도구이다. 스마트폰으로 촬영하여 생방송할 수 있다는 점에서다.

 

구글드라이브속에는 정말 좋은 업무용 협업도구들이 있다. 구글도큐먼트로 기획에서 업무진행사항을 체크하고 설문조사나 신청서는 구글폼즈(양식)으로 하고, 예산이나 비용관련 된 것은 구글스프레드시트로, 강의는 구글프리젠테이션으로 진행할 수 있다. 홍보와 마케팅은 구글사이트도구와 구글블로그, 구글플러스로 할 수 있다. 이처럼 구글은 기업의 업무처리를 효과적으로 처리할 수 있도록 만드는 도구이며 협업도구로써 성공하는 기업의 가장 좋은 도구라고 보여진다. 

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참조로 2월21일 오후2시부터 개인의 개인정보와 돈은 안전한가라는 주제로 저와 3분의 강사와 함께 세미나를 개최합니다. 회비는 무료이지만 선착순 50명에 한해 모집하여 강의를 합니다. 위의 포스트외에 보안전문가들의 강의와 구글을 통한 기업보안에 대해서도 강의가 진행되오니 관심있는 분들의 참석과 관심을 부탁드립니다. 사전등록을 원하는 분들은 http://citi.or.kr 홈페이지의 공지사항을 통해 등록할 수 있으며 자세한 내용도 확인할 수 있습니다.

등록하러가기 : http://www.citi.or.kr/board/view.do?iboardgroupseq=10&iboardmanagerseq=11&iboardseq=1788&irefamily=1718&ireseq=0

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법