[구글앱스완전정복 연재01] 구글앱스로 스마트워크 구축하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[구글앱스완전정복 연재01] 구글앱스로 스마트워크 구축하기

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대기업의 경우 스마트워크구축에 있어 인적, 물적자원이 충분하다. 다만 이것을 해야 하느냐 마느냐에 대한 CEO의 의지와 직원들의 참여에 따른 부분만 고려하면된다. 물론 직원들이 잘 따라와야 효과가 있겠지만 중소기업에 비해 스마트워크 구축이라는 측면에서 보면 별 문제 없이 진행할 수 있다. 그러나 중소기업의 경우는 다르다. 구축비용, 유지비용, 관리비용등을 고려해야 하고 투자대비 회수비용등을 고려하지 않을 수 없다. 그렇다고 투자한 후에 더 이상 돈이 들어가지 않는 것도 아니다. 그렇다고 내가 원하는 것을 모두 구현할 수 있다는 보장도 없다. 그렇기 때문에 이런 저런 생각을 하다가 중도에 포기하는 경우를 많이 보게 된다. 

기업이 스마트워크을 하는 이유는 협업, 공유을 통해 업무의 효율화을 가질 수 있고 조직의 효과적인 운용도 가능하다는 것이다.  그렇다고 무조건적으로 그룹웨어을 도입한다고 이익을 얻을 수 있는 것도 물론 아니다. 그런 경우 구글앱스을 도입하면 이러한 문제점을 모두 해결할 수 있다.

앞서 설명하였지만 10미만의 기업이라면 구글앱스 구입비용 일인당 5만원이므로 총 50만원이들고 관리비용도 들어가지 않는다. 구글앱스의 경우에는 월 5만원과 인원수을 곱한 금액만큼 들어간다. 물론 추가 서비스들은 별도이긴 하지만 처음부터 고가의 비용이 들어가지 않아도 구축이 가능하다는 점이 매력적이 아닐 수 없다.

더욱이 구글서비스는 지속적으로 업그레이드해준다. 일반 그룹웨어처럼 업그레이드하기 위해 별도의 비용이 들지 않아도 되고 서버구입이나 라이센스구입에 대해서도 신경쓰지 않아도 된다.

 

1. 기업환경과 주변 환경이 변화되고 있다.

과거 인프라을 구축하기 위해서는 해당 기반시설을 갖추어야 했다.  그러나 최근에는 개인들이 일반적으로 스마트폰을 사용하고 있고 핫스팟이나 무선공유기로 인해 언제 어디서나 인터넷에 접속할 수 있어 기업이 마음만 먹으로 스마트워크을 실현할 수 있게 되었다. 

더욱이 스마트폰과 클라우드서비스의 대중화는 중소기업들이 스마트워크 구축에 대한 초기투자 비용을 절감시키는 효과가 가져왔고 기업환경변화에 촉매역활을 하고 있다. 

 

2. 큰 비용들지 않고 구축이 가능해 졌다.

스마트워크을 구축하면 뭐가 좋을까라고 생각하는 이들이 많다. 스마트워크을 구축하게 되면 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제  어디서나 일할 수 있다. 물론 이점에 대해 반론을 제기하는 사람들이 있다 .늘 일에 얽매어야 한다는 점이다. 그런데 생각을 조금 돌리면 서류한장때문에 서류작업을 계속하기 위해 일산에서 서울로 나와야 하고 간단한 미팅을 위해 일산에서 서울로 왔다가 다시 일산이나 평택쪽으로 이동해야 한다면 번거럽기 짝이 없다. 이런 경우 스마트워크을 구축하면 집에서 회상회의를 한후 바로 미팅장소인 평택으로 이동할 수 있기 때문이다.  이러한 서비스들은 과거 고가의 장비을 구입하거나 인프라을 구축해야 가능했다면 지금은 큰 비용을 들지 않아도 된다. 개인이 가진 스마트기기와 기업이 준비한 구글앱스만 가지고 있다면 회상회의와 스마트워크 구축이 가능하기 때문이다.

 

3. 일하는 방식의 변화가 일어난다.

과거 일을 하기 위해서는 수북히 쌓인 서류을 들고 다니면서 결제을 받아야 했고 관련 서류을 모아야 했다. 그것이 당연하다고 여겨졌다. 그러나 지금은 일하는 방식이 달라지고 있다.  과거와 달리 의사결정시간이 빨리지고 있고 업무소통방식도 달라지고 있으며 프로세스중심으로 일들이 처리되고 있다. 

구글앱스을 도입하게 되면 상관이 업무을 지시하고 담당자들이 업무에 대해 해당 부서에 전달하며 담당자가 팀원들과 협의하여 공유문서을 만든후 완성되면 결재자에게 바로 상신할 수 있게 되었다.  물론 이러한 과정이 구글앱스을 통해 가능하다는 점이다. 그렇기 때문에 언제 어디서나 빠르게 업무가 전달, 처리가 이루어지므로써 중복이나 누락이라는 일이 일어나지 않는다.  더욱이 직원이 바꾸거나 사용자의 컴퓨터가 고장이나 바이러스로 인해 포맷해야 하는 최악의 상황에서도 의연하게 대처할 수 있게 되었다. 

 

4. 협업을 통해 시간을 줄어서 자기계발을을 할 수 있게 되었다.

과거 직장의 개념은 출근하는 개념이었다면 지금은 일하는 개념으로 바꾸어졌다.  과거 직장에서는 모여야 일을 할 수 있기 때문에 어쩔 수 없이 출근했다면 구글앲을 통해 업무을 효과적으로 진행할 수 있는 협업툴들이 많이 있기 때문에 이제 더 이상 출근해야만 일한다는 개념은 먼 옛날의 일이 되고 있다.

구글에서 제공하는 협업툴로는 메일, 캘린더, 구글드라이브, 그룹스, 행아웃등이 있으며 이외에도 트렐로 등을 통해 할일들을 협업할 수 있다.

 

스마트기기와 클라우드서비스을 백프로 활용하고자 한다면 지메일을 사용하면되고 업무을 최대한 효과적으로 처리하고자 한다면 이제 구글앱스을 사용해 보기를 권한다. 구글앱스는 기업과 개인의 삶에 엄청난 변화을 가져다 줄 것으로 확신한다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법