[구글앱스 완전정복 연재03] 스마트워크로 구축은 구글앱스로 한다.

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[구글앱스 완전정복 연재03] 스마트워크 구축은 구글앱스로 한다.(구글앱스로 스마트워크 구축하기)

 

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기업에서 정보을 주고받는 도구가 바로 메일이다. 메일을 통해 보고, 전달, 기록, 지시, 대응에 이용된다.  이메일을 사용하게 되면 정확한 업무지시에서  부터 처리관리을 알 수 있다. 물론 다음이나 네이버메일도 동일하지만 지메일이 가지는 스레드방식의 지메일을 통해 좀더 효과적으로 처리할 수 있다. 

 

1. 기업에서 지메일이 아닌 구글앱스을 사용해야 할 이유는 기업의 디지털 자산관리 때문이다.

기업에서 주고 받는 메일이나 문서들은 기업내의 자산이다. 이러한 자산이 개인메일인 지메일로 주고 받거나 국내 포털메일로 주고 받게 되면 해당 직원이 퇴사시 관련 정보을 함께 가져가게 되고 보안에도 취약하다. 그러므로 반드시 기업에서는 메일에 있어 구글앱스 메일을 사용하는 것이 중요하다. 

 

2. 사람중심의 메일업무처리방식의 구글앱스메일로 메일처리을 효과적으로 할 수 있다.

국내메일의 경우에는 메일을 주고받게 되면 시간순서대로 나열해 준다. 그러나 구글앱스나 지메일의 경우에는 기본적으로 스레드방식으로 처리하기 때문에 메일을 주고 받을때 해당 문건에 대해서 한 군데 묶어서 보여주는 방식을 제공하고 있다. 이 방식은 하나의 주제를 가진 메일을 기준으로 답장, 전달이 하나로 묶여져 있어 업무처리시 몇 주간 주고 받은 메일을 쉽게 찾을 수 있고 관리할 수 있다.  처음 지메일을 사용할 때 조금 낮설은 모습이 있었지만 최근 카카오톡이나 스마트폰의 문자처럼 처리되기 때문에 이제는 별 부담감 없이 메일을 처리할 수 있게 되었다.

 

2. 구글검색엔진이 가진 검색기능을 가진 구글앱스메일로 언제 어디서나 내가 원하는 메일을 찾을 수 있다.

송수신자의 이름으로 메일을 찾거나 첨부파일을 찾아낼 수 있으며 첨부파일 중에 파일의 용량에 따라 파일을 검색할 수 있다.  특히 특정한 파일문서을 찾을 수 있다.

 

3. 바이러스필터, 스팸필터와 같은 강력한 구글앱스메일만이 가는 기능을 활용할 수 있다.

구글의 바이러스 필터는 누군가가 자신에게 메일을 보내더라도 첨부된 파일속에 파이러스가 있는지 확인후 다운로드을 받을 수 있게 한다. 특히 스팸필터는  하루에 수십통의 스팸메일을 효과적으로 차단할 수 있는 기능을 내장하고 있다.  여기서 주목할 것은 첨부된 파일이라도 그속에 바이러스가 있을 경우에도 찾아낸다.참고로 첨부파일속에  실행파일의 경우에는 첨부되지 않는다.

 

4. 스마트기기와 완벽한 호환성이 구글앱스메일이다.

구글앱스을 통해 스마트폰에서 메일업무을 쉽고 빠르게 처리할 수 있다. 단순히 메일을 쉽게 처리하는 것외에도 구글주소록, 캘린더와 연동되기 때문에 일정관리와 인맥관리에도 뛰어난 기능을 가진다. 기업에서 스마트워크을 구축하기 원한다면 구글앱스로 기업의 도메인으로 메일을 구축한 후 메일, 갤린더, 주소록, 할일관리, 구글드라이브와 동기화하면 스마트기기와 완벽하게 호환되어 스마트워크 구축이 쉽게 이루어진다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법