[구글앱스 완전정복 연재05] 메일업무는 확인이 아니라 분류에서 시작된다.

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[구글앱스 완전정복 연재05] 메일업무는 확인이 아니라 분류에서 시작된다.

 

메일업무라고 하면 수신된 메일을 확인한 후 답신하는 것이라고 생각한다. 그러나 메일 업무을 장기적으로 처리하다면 보면 가장 중요한 것이 일이 바로 수신된 메일을 관리하는 것이라는 사실을 알게 된다. 이처럼 지메일에서는 메일을 효과적으로 관리할 수 있도록 라벨과 필터기능을 제공한다.

 

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1. 라벨기능으로  필요한 메일 편지함을 만든다.

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라벨은 메일을 분류하는 기능이다.  메일이 오면 일반적으로 받은 편지함으로 도착한다.  그러다보니 하루에 수십통의 메일이 받은 편지함으로 들어오게 되고 이를 확인후 다시 분류해야 한다. 그러다보니 2-3번 정도 일을 더해 주어야 한다. 지메일에서 제공하는 기본 메일의 라벨은 받은 편지함, 별표편지함, 보낸편지함등이 있으며 이것들은 수정하거나 변경할 수 없다. 사용자편지함을 만든 후 사용하면 된다.  라벨은 한개에서부터 다수의 라벨까지 붙힐 수 있으며 중복 가능하다.  아래의 필터링 기능을 이용하면 수신되는 메일은 더 이상 받은 편지함이 아닌 해당 라벨 편지함에 들어가게 된다. 그리고 사용하지 않는 라벨이나 표시하기 싫은 라벨의 편지함(개인편지함)은 숨기기를 통해 보이지 않게 할 수 잇다.  메일관리는 업무별로, 프로젝트별로 관리할 수 있다.(환경설정에서 라벨을 통해 라벨을 수정, 편집, 삭제가 가능하다)

 

2. 메일필터로 메일을 자동으로 분류한다.

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필터링은 수신 메일중에 사전에 라벨링한 메일들의 성격에 따라 메일이 자동으로 분류되도록 만드는 기능이다.  필터을 만들려면 지메일에서 환경설정, 필터로 이동하여 새 필터만들기를 클릭하여 생성한다.  필터시 메일보낸사람이나 받는사람, 단어, 첨부파일등의 여부을 확인후 필터링할 수 있다.  이처럼 필터링을 하게 되면 중요한 메일에 대해서는 빠짐없이 처리할 수 있으며 쓸데 없는 메일을 확인하기 위해 클릭하지 않을 수 있다. 

 

3. 개인메일, 업무메일, 구독메일등을 라벨과 필터링을 통해 분류한다.

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앞서 말한 것 처럼 라벨과 필터링에 대해 말씀드렸지만 대부분 사람들은 그렇구나 하고 그냥 넘어가는 경우가 많다. 간혹하더라도 너무 형식적을 하다보니 사용하기가 좋지 않다. 라벨과 필터링을 제대로 하기 위해서는 개인메일, 업무메일, 구독메일 라벨을 만든후 수신되는 메일들을 필터링하는 것부터 하는 것이 좋다. 어찌보면 당연하다고 말할 수 있지만 실천만이 스마트한 업무처리의 첫 걸음을 내 닷게 될것이다.

 

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지메일은 기본적으로 전체보관함에 보관된다.  업무든 개인메일이든 모두 전체보관함에 저장되며 받은 메일중 시스템라벨이나 사용자라벨 편지함외에 들어가야 할 메일이 있다면 상단에 있는 보관처리을 클릭하여 전체편지함으로 이동시킨다. 받은 편지함에 메일을 그냥 두면 메일처리때마다 생각나기 때문에 신경이 쓰일수 있다. 그러므로 받은 편지함을 깨끗히 관리하면서 효과적으로 메일관리가 가능해진다.

 

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이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법