[구글앱스 완전정복 연재 08] 구글캘린더로 일정관리하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

 

[구글앱스 완전정복 연재 08] 구글캘린더로 일정관리하기

 

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구글앱스로 일정을 관리하는 순간 중복되는 일정을 쉽게 분류하고 관리할 수 있게 된다.  지메일에서도 개인일정과 업무일정을 관리할 수 있지만 구글앱스에서는 지메일과 달리 구글앱스 관리자나 프로젝트관리자가 관련 일정인 기업일정, 프로젝트일정, 부서일정을 일괄적으로 잡아 게시하면 담당직원들은 해당일정과 자신의 일정을 비교하면서 어떻게 업무을 처리할 것인가에 대해 사전에 준비할 수 있다. 

 

1. 회사일정은 구글앱스관리자가 관리한다.

회사의 크고 작은 일들을 중심이 되는 일정을 게시하면 부서별 일정을 잡을 경우에 도움이 될 수 있으며 부서원들은 부서일정과 자신의 일정을 쉽게 조율하면서 업무을 처리할 수 있다.  그렇기 때문에 회사전체 차원의 일정은 구글앱스 관리자가 사내 직원용이나 회사 외부 공개용을 작성하는 것이 좋다. 작성후 용도에 따라 사내와 외부에 공개할 수 있다. 

 

2. 부서 일정은 팀장이나 매니저들이 입력하고 초대를 통해 부서원과 일정을 공유한다.

팀장이나 매니저들은 부서나 프로젝트별로 일정을 작성한 후 멤버들을 초대하여 일정을 공유한다. 공유시 관련 일정과 관련된 첨부파일을 첨부하거나 초대시 참여여부을 확인하기 위해 메일을 통해 알려줘서 효과적으로 일정을 관리 운영할 수 있다.  특히 회사네에서 공용으로 사용할 대형 회의실이나 미팅룸을 예약함으로써 직원간의 일정충돌이 일어나는 일이 없도록 사전에 방지할 수 있다.

 

3. 일정 알림기능으로 잊지 않고 일정을 처리한다.

구글캘린더의 가장 좋은 장점은 일정을 잊지 않고 처리할 수 있다는 점이다. 구글캘린더에서 일정을 추가시 알림설정기능이 있는데 메일과 문자을 통해 알람을 받을 수 있다. 업무의 성격에 따라 1주일전에 아니면 하루전에 통보받아 업무을 처리할 수 있으며 특히 문자을 통보받을 경우에는 자신의 핸드폰으로 통해 관련 내용이 문자로 통보받게 된다. 물론 비용은 무료다.  이 서비스를 사용하기 위해서는 구글캘린더에서 모바일 설정을 이용해야 하며 캐린더의 환경설정에 들어간후 모바일 설정에서 국가에 대한민국, 전화번호에 자신의 핸드폰번호을 넣고 해당 통신사에 인증코드 전송 아이콘을 클릭한후 수신받은 인증코드을 넣고 저장하면  된다. 이후 일정에 대해서는 문자로 관련 내용이 전달된다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법