[구글앱스 완전정복 연재 09] 구글앱스, 지메일의 일정공유기능 이해와 공유방법

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[구글앱스 완전정복 연재 09] 구글앱스, 지메일의 일정공유기능 이해와 공유방법

image

image

1. 지메일속 캘린더는 개인용이라면 구글앱스는 업무용이다.

지메일 사용자를 위한 캘린더는 자신의 일정과 지인들과의 일정을 공유하는데 포커스를 맞추고 있다면 구글앱스는 개인일정과 지인들, 그리고 회사의 일정을 공유하는 기능을 가지고 있다.  구글앱스든 지메일이든 모두다 여러 사람들과 일정을 공유할 수 있으며 권한에 의해 수정, 보기등이 가능하다.  구글앱스 캘린더의 경우에는 구글앱스관리자가 회사일정을 만든후 구글앱스를 사용하는 사용하는 사내직원들에게 한번에 회사의 크고 작은일들을 공유할 수 있어 사내 직원들이 회사가 진행중인 프로젝트나 일정을 쉽게 이해하고 파악할 수 있도록 도와준다.  물론 지메일 사용자가 사용자를 추가하여 이런 기능을 할 수 있지만 구글앱스 캘린더에서는 기본적으로 이런 기능을 내장하고 있다고 보면 쉽을 것이다.

 

2. 공유대상을 지정한 후 권한을 부여한다.

구글앱스 최고관리자나 프로젝트 담당자가 목적에 따라 캘린더를 만든 후 캘린더를 공유할 수 있다.  최고관리자나 담당자가 일정을 만든 후 공유하고자 하는 일정을 선택한 후 이 캘린더 공유하기를 선택한다.  그런후 캘린더를 공개로 할 것인지 아니면 조직내 모든 사용자와 공유할 것인지를 선택한다. 물론 특정인과 공유할 수 있다.  여기서 구글앱스와 지메일 캘린더의 차이가 나타난다. 지메일의 경우에는 조직이라는 개념이 없기 때문에 특정사용자와 캘린더 공유만 가능한데 비해 구글앱스의 경우에는 조직내 사용자들 전체와 공유할 수 있기 때문에 일일이 사원들을 추가하지 않아도 된다. 1인기업, 중소기업, 10인이하 기업의 경우에는 일일히 특정사용자와 공유을 통해 추가할 수 도 있겠지만 불편하고 인원이 많은 경우에는 더욱 불편할 수 밖에 없다.

 

3. 특정사용자와의 공유로 보안강화하기

특정사용자와의 일정을 공유하려면 지메일, 구글앱스사용자 메일을 넣고 사용 권한을 선택하면 된다.  전체 또는 공개가 아닌 특정 사용자, 프로젝트별로 업무을 처리해야하는 부서의 경우에 사용가능하다.  특정사용자와의 공유를 통해 내부 일정을 외부로 유출시키지 않을 수 있다. 

지메일의 경우에는 간단하게 추가가능하지만 구글앱스의 경우에는 구글앱스관리자가 관리콘솔에서 캘린더을 선택한 후 공유설정을 클릭한 후 내부 공유옵션에 조직내부 기본설정에 모든 정보를 공유합니다를 선택해야 추가할 수 있다. 만약 구글앱스관리자가 공유설정을 하지 않았다면 직원의 일정을 추가하고자 할 경우 공유받고자 하는 사람은 해당 캘린더 주인에게 이메일을 통해 공유요청을 해야 하고 담당자는 이를 승인해야 캘린더를 사용할 수 있게 된다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법