[구글앱스 완전정복 연재 10] 업무 일정생성후 초대일정 보내어 참석자 관리하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[구글앱스 완전정복 연재 10]  업무 일정생성후 초대일정 보내어 참석자 관리하기

 

기업의 업무처리는 일정을 통해 관리된다.  팀일정, 부서일정, 프로젝트일정등 참으로 다양한 일정을 만들고 멤버들을 참여시킴으로써 다양한 업무들을 쉽고 효과적으로 처리할 수 있다.  일정을 만들면 시작시간과 마감시간, 첨부파일, 행사장소, 알람기능등을 통해 일정관리을 효과적으로 가능하기에 기업에서 많이 활용되고 있다. 

 

 

1. 업무 일정만들기

 

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개인일정, 업무일정을 만들려면 캘린더에서 만들기를 클릭하거나 캘린더에서 더블클릭하여 입력할 수 있으며 한번 클릭하면 간단일정등록이 되며 좀더 세부적으로 일정을 등록하려면 더블클릭하여 상세일정을 등록할 수 있다.  간단일정등록은 미팅시 간략하게 등록한 후 회사나 집으로 돌아와서 상세일정을 넣어서 관리한다.

 

 

2. 일정 세부사항 등록하기

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장소는 구체적인 주소를 넣는다. 주소를 넣어면 구글맵과 연동되기 때문에 추후에 스마트폰을 통해 회의장소에 이동하는데 효과적이며, 첨부팡리은 세부적인 자료나 약도, 사진등이 있을 경우에 첨부해 둔다. 그러면 회의에 필요한 내용을 사전에 파악할 수 있다. 알림기능은 해당 일정에 대해 메일과 문자, 팝업으로 일정을 확인할 수 있다.  반복 일정을 설정한다. 반복일정은 생일, 기념일 관리에 사용한다.  매월, 매년, 매주 반복되는 일정 등록시 사용할 수 있다. 마지막으로 일정등록시 참석자 이메일 등록은 초대 일정 내용을 참석자에게 알려줄 수 있으며 추후에 내용이 변경되거나 할 경우에 공유된 일정을 메일로 확인할 수 있다.  메일을 받게 되면 일정과 관련된 정보들을 확인 할 수 있고 수신자는 참석, 미정, 아니오을 선택함으로써 자신의 의사를 확인시켜준다.  만약 예라고 설정하였다면 자신의 일정에 관련 일정이 입력된다.  이후 초대인(발송자)는 답변된 참석자들을 일정에서 확인할 수 있다. 응답이 늦을 경우 미정인 참석자들에게 다시금 메일을 보내어 참석여부을 재촉할 수 있다. 이로 인해 전화을 걸거나 문자를 보내어 확인하는 번거려움이 사라진다.

 

 

3. 일정에 다른 사람 초대하기

 

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일정을 통해 사람들을 초대하면 개별 일정을 공유하게 된다.  이를 통해 참석자들의 참석여부를 알 수 있고 수락시 상대방의 캘린더에 일정이 자동으로 등록된다.  더욱이 초대자가 알림설정이 일정을 문자로 수신하도록 등록된 경우 답변에 대해서는 문자로 받게 된다.  최근 세미나를 준비하면서 참석자들을 일정에 등록해 둔후 초대한 후 문자서비스를 등록했더니 참석자, 미정, 불참하는 이들로 부터 문자로 그 결과값을 확인할 수 있었고 전체 일정 참석자에 대해서는 초대 일정 캘린더에서 세부적으로 확인 가능하였기에 참석자들에게 대한 빠른 업무처리가 가능했다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법