[구글앱스 완전정복 연재12] 구글캘린더 기업 활용방법

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글앱스 완전정복 연재12] 구글캘린더 기업 활용방법

구글앱스로 캘린더을 만들면 참으로 유용하게 활용할 수 있다.  개인용 구글캘린더의 경우처럼 자신의 개인일정, 가족일정, 취미일정등을 관리할 수 있고 회사내 직원간의 팀 일정을 만들 수 있다. 만약 회사에서 구글을 공식적으로 사용하고 있다면 일정을 등록하여 사용할 수 있다. 물론 이러한 기능도 구글앱스에서도 동일하게 적용된다.  구글앱스에서는 회사 공유캘린더을 만들어 직원들만 사용하게 하거나 외부로 공개하여 일정을 외부인들도 확인할 수 있도록 지원한다.  그렇다면 구글앱스을 사용중인 기업에서 구글캘린더을 어떻게 하면 좀 더 효과적으로 사용할  수있을지에 대해 살펴보면서 구글캘린더에 대해 활용방법에 대해 살펴보고자 한다. 



1. 도메인으로 사내 직원들 모두가 동일한 일정을 공유한다. 
구글앱스 최고관리자인 앱스 관리자는 회사일정을 만든후 회사도메인으로 된 모든 직원들이 해당 일정을 확인할 수 있도록 할 수 있다.  기본적으로 회사도메인으로 된 모든 사람들이 볼 수 있도록 하기 때문에 보안이라는 측면에서 안전하다.  그리고 일일이 직원들 이름을 넣어서 공유하고자 하는 수고도 덜 수 있다는 장점이 있다.  앱스 관리자는 회사일정을 만든 후 관련 부서에서 받는 일정이나 회사 주요일정을 입력하기만 하면 된다. 그렇게 하면 사내 직원들은 해당 캘린더만으로 회사가 어떻게 돌아가는지를 한 눈에 파악할 수 있고 자신의 업무와 팀원, 프로젝트 업무들을 어떻게 처리하고 관리해야 할지에 대해 판단할 수 있다.   (제작, 운영관리 : 구글앱스 담당자)
2. 팀 일정이나 프로젝트일정은 팀장이 관리한다. 
팀장은 팀일정, 프로젝트일정을 만든 후 팀원들과  공유한다. 캘린더을 만든후 일정을 공유할 멤버들의 이름을 입력하거나 이메일을 입력하면 해당 일정을 공유할 수 있다.  팀일정이나 프로젝트일정은 주로 사내 직원들을 중심으로 이루어지지만 간혹 외부 인력이 투입되어 진행되는 경우가 있다. 이러한 경우에도 해당 멤버들의 지메일계정을 넣어 주기만 하면 해당 일정을 상호 공유할 수 있다는 장점이 있다. 이외에도 사내부서간의 업무을 효과적으로 공유함으로써 입고와 출고, 및 재고파악이 쉽게 가능할 수 있도록 일정을 통해 점검할 수 있다.  (제작, 운영관리 : 팀장)
3. CEO일정 공유와 관리하기
CEO의 일정은 CEO가 직접 만들거나 비서가 만든 후 CEO와 공유하는 방식이다. CEO와 비서 모두   수정권한을 가지고 있어야 한다. 그래야 변경된 일정을 확인하거나 추가할 수 있기 때문이다. CEO일정 공유을 통해 업무을 빠르게 추가 변경할 수 있다. (제작, 운영관리: 비서)
4. 회사 공개용 일정 관리하기
외부 일정 캘린더는 제품시연회 및 발표회, 공식회사등 외부에 공개해야 할 일정을 등록해  놓는 일정이다.  홈페이지나 사내 인트라넷에 동시에 일정을 공지함으로써 업무을 효과적으로 처리하는데 도움을 준다.  회사 공개일정은 기업에 따라 맡는 부서가 다를수 있지만 홈페이지부서에서 관리하는 것이 아니라 회사업무을 전체적으로 관리하고 탄력적으로 운영할 수 있는 부서가 운영하는 것이 좋다. 
5. AS신청과 서비스 처리일정을 관리하기
기업의 상품도 중요하지만 더 중요한 것은 바로 기업서비스이다. 문제가 생긴 제품에 대해 빠르게 처리할 수 있는 능력이야 말로 기업이 장기간 생존할 수 있는 힘이다. 고객사나 사용자들이 신청한 AS건에 대해 구글폼즈을 통해 확인하고 처리 진행사항이나 AS처리 일정을 잡는데 있어 구글캘린더는 무엇보다 중요한 도구이다.  구글캘린더을 통해 해당 AS건을 등록하면 접수에서부터 처리과정을 간소화할 수 있다. 구글폼즈로 입력받은 서비스 내용을 구글캘린더에 입력하면 관련 부서들의 캘린더에 해당 내용이 표시되고 담당부서는 이에 해당하는 담당자를 배치한 후 업무을 처리할 수 있다.  

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법