[구글앱스 완전정복 연재 13] 디지털 자산과 구글드라이브

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글앱스브 완전정복 연재 13] 디지털 자산과 구글드라이브

기업의 업무들은 주로 문서을 통해 송수신되면서 업무들이 처리된다. 과거 오프라인 문서들은 문서처리시간이나 관리시간이 너무 많이 걸리는데 비해 디지털로 생성한 문서들은 처리시간과 관리비용이 절감시킬 수 있다.  특히 구글드라이브을 이용하게 되면 모든 문서 작업이 스마트기기에서 이루어 질 수 있으며 시간과 공간에 대한 제한없이 이루어지고 실시간으로 협업이 가능하다는 점에서 스마트워크을 준비하는 기업이라면 반드시 고려해야 할 것으로 본다.  구글드라이브을 이용하여 사내에서 생산되는 모든 문서들은 공유할 수 있으며 나아가 작업중인 문서는 실시간으로 이루어질 수 있고 다양한 스마트기기에서 활용하여 작업이 가능하다. 특히 구글드라이브에서 제공하는 15기가의 공간이나 30기가의 공간 범위내에서 문서작업이 가능하다.  

1. 구글드라이브로 문서을 만들면 웹브라우저만 있으면 문서작업이 가능하다. 
기존의 문서저작도구들은 운영체제에 별도의 문서 저작도구을 설치해야 하지만 구글드라이브는 웹브라우저만 있으면 문서작업이 가능하다.  구글드라이브로 문서을 만들경우 워드 엑셀 파워포인트와같은 기능과 함께 설문조사와 같은 기능도 함께 제공하고 있고 문서작성과 공유, 보관에 이르기 까지 모두 클라우드라는 공간에서 이루어진다.  
2. 사내 디지털자산인 문서을 효과적으로 관리하려면 문서이름을 만드는데에도 규칙이 있어야 한다. 
구글드라이브로 문서를 만들거나 폴더을 만들 경우 나름대로의 규칙을 가지고 만들 필요가 있다.  문서을 만들 당시에는 작성자들은 문서에 대한 내용을 알 수 있지만 시간이 흐르면서 내용이나 파일명에 대해 잊어버리는 경우가 거의 대부분이다.  그렇기 때문에 반드시 사내 무서 규칙을 정하는 것이 문서 작성에 가장 필요한 요소중에 하나이다.  부서명, 문서명, 작성자, 작성일을  순으로 만드는 것이 가장 필요하다. 예를들면 교회정보기술연구원_구글문서작성법_이동현(0406018)순으로 해 놓으면 부서와 문서명, 작성자와 함께 작성일을 한번에 확인하기 때문에 추후에 문서을 찾을 경우에도 쉽게 검색하거나 분류할 수 있을 것이다.  
3. 드라이브의 저장용량은 통합하여 사용가능한다.
구글드라이브에서는 지메일사용자나 구글앱스 사용자에 따라, 그리고 추가 용량 구매자에 따라 용량이 추가되기 때문에 최소 15기가에서 30기가이상의 공간을 제공받으며 추가로 얼마든지 용량을 더할 수 있다.  이메일, 첨부파일, 구글플러스 이미지, 동영상등 이외에도 많은 용량을 얻을 수 있다. 더욱이 구글드라이브에서 만든 문서나 구글포토의 경우 2048이하의 사이지의 경우에는 15기가나 30기가의 용량에 포함되지 않는 점을 고려하여 사내의 디지털 문서을 효과적으로 관리할 수 있다.  특히 구글드라이브에 저장되는 기본 공간만 사용할 수 있는 것이 아니라 공유된 폴더나 파일을 통해서도 저장 용량을 통합하여 사용할 수 있다. 파일의 형식, 소유자 설정에 따라, 보기, 댓글, 수정기능을 가지고 문서관리에 효과적이며 나아가 문서버젼과 업데이트 내역에 따라 문서관리가 된다는 특징을 활용하면 기업의 문서 관리능력을 향상시킬 수 있다. 
구글드라이브에서 제공하는 문서툴과 저장공간을 이용하면 문서작성에서부터 문서관리가 효과적이다.  구글드라이브에서 만든 문서나 2048이하의 사이즈의 이미지, 유튜브에 올린 동영상의 경우에는 구글에서 제공하는 구글드라이브 공간에서 제외된다는 점을 활용하면 구글드라이브로 문서을 관리하고 저장하는데에는 별 문제가 없을 것으로 본다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법