[구글앱스 완전정복 연재 17] 공유와 협업으로 진정한 스마트워크을 구현한다.

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글앱스 완전정복 연재 17] 공유와 협업으로 진정한 스마트워크을 구현한다.

구글드라이브로 문서을 작성하면 기존의 오프라인문서와 달리 작성중인 문서를 공유하여 직원간의 협업이 가능하고 특정인과 공유하거나 홈페이지나 블로그에 공유할 수 있다.  그리고 제작중인 문서들을 부서와 프로젝트팀과 함께 공유할 수 있어 문서의 양이 많아지더라도 어렵지 않게 문서관리가 가능하다.  문서을 작성한 후 해당 문서을 공유하고 문서처리 프로세스에 따라 소유권을 이전하여 문서을 보관할 수 있고 작성중인 문서는 공유함으로써 협업이 가능해 진다. 이처럼 문서을 작성하면서 언제 어디서나 실시간으로 문서을 작성할 수 있고 작성중에 내용의 보충이나 수정해야할 내용, 의견이 있을 경우에는 문서내에 댓글을 달아서 수정 보완할 수 있다.
1.  문서 소유권이전하기


문서을 만들면 만든 사람이 소유권을 가지고 있다. 소유권을 가진 사람은 수정, 삭제가 가능한데 문서을 작성한 후 결재을 받으면 해당 문서의 권한이전이 불가피해진다. 소유권자는 결재후 수정과 삭제권한 대신에 보기권한만 가지고 결재권자도 결재후에는 보기권한을 가지게 되면서 문서보관 담당자는 해당 권한 이향이 이루어지고 원본 문서와 문서의 복제등의 문제을 예방하기 위해 pdf문서로 백업해 둔다. 이러한 일련의 과정을 이루어지는 가운데 문서의 소유권은 타인에게 이전되는데 구글앱스의 경우 조직내의 사용자에게만 소유권을 이전하게 된다.  소유권이전은 공유설정에서 공유하고자 하는 문서에 공유대상자의 구글앱스 메일주소를 입력한 후 소유권을 이전할 사용자를 선택, 소유자권한을 지정하면 된다.  소유권을 이전하면 원래의 문서을 작성한 사람은 소유권한이 사라지고 다만 공유권한만 갖게 된다.  소유권을 가진 사람은 공동 작업자를 추가 삭제가 가능하고 문서에 모든 권한을 가지게 된다. 
2. 문서협업하기 

문서을 공유하면 지금 작성중인 문서을 협업을 통해 완성할 수 있다.  문서을 공유하기 위해서는 파일메뉴에서 공유를 클릭하여 원하는 사용자를 등록하면 된다.  문서 공개 범위는 관리자에 의해 설정된다.  문서을 공유할 사용자를 추가하면 사용자의 이름과 이메일을 넣고 공유권한만 설정하면된다. 문서를 수정하기 위해서는 수정가능권한을 넣어면 되고 수정권한을 가지게 되면 문서의 수정, 편집이 가능하고 다른 사용자들에게 공유권한까지 넣을 수 있다.
3. 문서 댓글기능 사용하기

  댓글권한을 가지게 되면 문서 작성중에 다른 사람들이 작성중인 문서에 대해 자신의 의견을 달 수 있다. 댓글을 달려면 문서의 냉용을 드래그하는데 구글도큐먼트, 프리젠테이션, 스프레드시트에 따라 조금씩 다른데 구글도큐먼트의 경우에는 텍스트를 드래그하고 프리젠테이션의 경우에는 개체선택, 스페데드시트는 셀의 선택하여 댓글을 달 수 있다.  댓글이 작성되고 나면 우측메유르 통해 댓글 내용을 확인할 수 있다.  특히 댓글 내용에 대해 관련 내용을 이메일을 통해 전송할 수 있는데 댓글작성시 메일과 아이디사이에 넣는 골뱅이(@)을 넣거나 더하기 (+)을 누르면 이메일주소을 넣을 수 있고 이 내용을 이메일로 전송할 수 있다.  이처럼 권한을 지정하여 수정하거나 아니면 댓글 기능을 넣어 문서의 내용을 수정할 수있다는 점에서 구글드라이브의 문서협업기능은 스마트워크을 준비하는 기업이나 프로젝트, 협업이 필요한 모든 사람들에게 가장 필요한 기능이다.  
구글드라이브의 가장 큰 특징중에 하나가 협업과 공유이다. 지금 작성중인 문서를 혼자가 아닌 팀멤버와 함께 공유작업하고 작업한 문서를 수정, 보기, 댓글 기능을 넣어서 작업하므로서 2-3번이상의 프로세스과정을 줄일 수 있는 효과을 가질 수 있다. 구글드라이브을 활용하므로서 문서작업이나 프리젠테이션 준비에 너무 많은 에너지를 투자하기보다 아이디어와 기획력으로 좀더 생산적인 부분에 투자하는 것이 좋지 않을까 생각되어진다. 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법