[구글앱스 완전정복 연재 20] 구글그룹스로 홍보, 헬프데스크, 내부업무처리 시스템으로 사용한다.

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)


[구글앱스 완전정복 연재 20] 구글그룹스로 홍보, 헬프데스크, 내부업무처리 시스템으로 사용한다. 
페이스북, 트위터와 같은 sns의 대중화로 인해 그룹스와 같은 서비스가 필요가 없는 것처럼 보이지만 사내나 특정 그룹과의 소통의 도구로 활용할 수 있는 서비스가 구글그룹스이다. 그룹스는 사내 직원들을 하나의 그룹으로 만들고 그 그룹에 대해 메일을 보낼 수 있는 서비스이지만 게시판처럼 자동으로 글들이 게시판처럼 남는 형태이다.  대표메일로 이메일을 보내면 그룹에 해당하는 회원들이 동시에 메일을 받게되는 형태이면서 게시판처럼 언제든지 게시판에 기록된 정보을 공유하거나 쉽게 볼 수 있다.  구글사이트도구로 사내 인트라넷을 만든후 구글그룹스을 이용하여 사내정보을 공유하는 게시판으로 활용할  수 있다.  이렇게 하면 게시판의 글을 검색기능을 통해 찾을 수 있다. 이외에도 구글그룹스가 기업에 도입하면 좋은 점 3가지를 살펴본다. 
1. 홍보의 목적으로 사용할 수 있다. 
기업의 정보을 알리는 홍보성메일을 자신의 계정으로 보낼려면 일정량만 보낼 수 있고 비용을 들어서 보낼려면 그 비용 자체도 만만치 않다. 이런 경우 구글 그룹스을 이용하면 비용절감효과을 가질 수 있다.  그룹스을 이용하여 사내나 외부 뉴스레터을 발행한다.  구글그룹스는 회원가입기능이 있고 초대, 탈퇴기능을 자체적으로 보유하고 있어 구글그룹스 관리자는 서비스운영계획안에서 그룹스을 통해 활용할 수 있다. 

2. 헬프데스크로 활용할 수 있다. 
유저들이 자신이 구매한 제품이나 문제점, 제안서등을 회사로 보낼 경우 회사대표 그룹스메일주소로 보내면 부서별 담당자들에게 일괄적으로 보내어 진다. 이렇게 되면 그룹스 게시판에 보낸 사람들의 글이 올라가면서 전체 담당자들이 회사가 돌아가는 일을 알 수 있고 담당자는 메일을 보낸 사람에게 다시금 메일을 보내어 문제을 해결하면서 회사입장에선느 더블체크할 수 있어 헬프데스크로 최적의 서비스이다.   
3. 그룹스로 업무을 처리상황이나 내부 처리 현황을 파악한다. 
필자의 경우 구글사이트도구로 사내 인트라넷을 만들고 그룹을 만들어 협업도구로 활용중이다. 그룹스메일로 주고 받을 경우 송수신되는 모든 기록은 자동으로 게시판에 기록되고 회원들은(그룹회원)들은 전체적인 내용을 게시판처럼 확인할 수 있고 검색도 가능하여 업무가 어떻게 처리되고 있는지를 파로 파악할 수 있다.  그룹스가 한국 게시판과의 UI가 달라 불편할 수 있지만 조금만 익숙해 지면 편리하게 사용할 수 있다.  

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법