[구글앱스 완전정복 연재 21] 구글그룹스 기본 사용법(구글그룹스만들기, 회원추가하기, 관리하기)

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글앱스 완전정복 연재 21]  구글그룹스 기본 사용법(구글그룹스만들기, 회원추가하기, 관리하기)
구글그룹스는 구글앱스 관리자, 구글앱스 사용자, 지메일 사용자 모두 사용할 수 있다.  구글앱스 관리자가 만든 그룹스의 경우 주로 회사에서 주로 활용하고 있다. 물론 구글앱스 사용자가 만든 그룹스도 마찬가지로 업무용으로 활용하는 것은 동일하다.  하지만 관리자 권한이 어디에 있느냐의 차이가 있으며, 만약 개인이 만든 구글그룹스라도 업무용으로 사용하고자 한다면 추후에는 권한을 그룹스 관리자에게 이양하는 것이 좋다.   (지메일에서 만든 그룹스는 생략함)
구글앱스 그룹스는 기본적으로도메인을 가진 메일주소에 한 해 사용하지만 구글앱스 그룹스 관리자가 외부인들고 함께 사용하고자 한다면 추가할 수 있다.
1. 구글 그룹스 만들기
구글앱스로 로그인한 후 그룹스메뉴을 선택한다. 업무에 필요한 그룹스 만들기 위해 그룹만들기를 할 수 있다.  이처럼 그룹스을 만들면 이메일 주소를 기반으로 회원관리가 이루어지고 게시판과 메일링리스트로서 업무을 처리할 수 있다.  지메일과 달리 그룹에 속한 모든 사람들과 공유할 수 있다.  기업에서 그룹스는 부서, 프로젝트등과 같은 업무에 사용할 수 있다. 그룹만들기를 선택하면 상단에 그룹생성화면이 나오고 구룹스명과 이메일주소, 그룹유형을 선택한 후 만들기를 하면 새로운 그룹이 생성된다.  그룹유형은 이메일목록, 포럼, 공동작업편지함형태로 구분할 수 있다.
2. 회원초대 및 추가하기
그룹을 만든후 그룹메일로 들어오는 모든 내용들을 같이 공유할 사람이 누구인지 그리고 누구에게 전달해야 할지를 설정한다.  그룹내에 있는 사람들은 동일한 메일을 수신하기 때문에 신중하게 선택하는 것이 좋다.  예를들면 A/S 부서 그룹스을 만들었다면 해당 부서에 직원이 5명있고 책임자가 1명 있다면 6명이 모두 사용자들에게서 온 메일을 수신하기 때문이다.  물론 설정시 특정인만 수신하게 할 수 있다.  회원등록 방법은 회우너을 초대하는 방법과 직접 회원을 추가하는 방식이다. 필자의 경우 뉴스레터로 활용하는 부분에 대해서만 회원초대로 하고 나머지는 직접회원추가 방식을 택하고 있다.
3. 그룹 관리하기
그룹설정은 되도록 이면 도메인, 부서별로 하는 것이 좋지만 업무 특성상 타부서, 외부인과 교류가 필요한 경우가 있다.  이런 경우 그룹관리가 필요한데 그룹관리화면에서 회원, 메세지, 설정, 권한등의 메뉴을 통해 설정과 권한을 부여한다.
구글그룹스는 기본적으로 구글계정만으로 사용할 수 있으며 만약 구글계정이 없더라도 다음, 네이버계정을 가진 사람들도 구글스을 만들 수 없지만 사용할 수는 있다.  필자의 경우 필요한 그룹스을 만든후 회원들을 추가한 후에 사용하고 있다. 그룹스에 멤버을 추가하여 뉴스레터처럼 관련 정보들을 회원들에게 일괄적으로 전달하거나 핵심멤버들과 정보을 공유할 경우에 활용하고 있으며 구글그룹스와 에버노트을 혼합하여 정보관리와 메모관리에 적용하고 있다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법