[강의안] 스마트워크는 중소기업의 경쟁력입니다. (한국무역협회)

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[강의안] 스마트워크는 중소기업의 경쟁력이다.

기업들이 모두 힘들다고 하더라도 살아남아서 기업의 모범이 되는 기업은 반드시 있습니다. 그런데 많은 기업들이 변화하는 세상에서 살아남기 위해 인건비절감, 고정비용 절감등을 통해 생산성을 높이면서도 경쟁력있는 기업으로 재 탄생하기 위해 무던히 노력하고 있습니다.

이러한 기업의 변화는 단순히 어떤 솔루션을 도입한다고 되는 것은 아닙니다. 이런 변화를 이루기 위해서는 많은 노력이 뒤따라야 합니다. 최근 스마트기기와 클라우드의 보급으로 인해 전통적인 일의 방식의 변화가 일어나고 있습니다. 즉 스마트워크을 통해 기업의 경쟁력강화와 개인의 생산력증대로 인해 기업에 크고 작은 변화에서부터 기업의 생존과 변화를 가지고 오고 있다는 점입니다. 최근에 일어나는 중소기업들의 스마트워크는 적은 비용으로 IT전문가가 없어도 중소기업의 스마트워크는 가능하다는 점에서 주목받고 있습니다. 물론 대기업에서는 이런 점을 찾아서 몇 년전부터 도입하였습니다. 이처럼 중소기업들이 스마트워크을 하게 되면 시간과 장소에 제한이 없으며 업무의 효율성을 가질 수 있는데 여기서 간과해서는 안되는 부분이 바로 스마트워크를 통해 기업의  일하는 문화의 변화일어나고 있다는 사실입니다.

스마트워크는 대기업에 비해 중소기업에서 더 많은 변화을 가져다 주지만 그렇지 못한 이유는 중소기업들이 스마트워크의 효과와 방법을 모르고 있거나 비용이 많이 든다고 생각하는 오해 때문일겁입니다. 그리고  그리고 경영자나 임직원들의 일하는 방식의 변화를 원하지 않기 때문이다. 최근 한국무역협회 직원들을 대상으로 스마트워크 교육을 시작하면서 담당자와 미팅하면서 이분이 저에게 한 말씀이 인식적입니다. 저와 같은 나이가 든 사람들이 알아야 IT를 기업에 적용할 수 있지 젊은 사람들만 알아서는 안된다는 말을 듣으면서 이 분의 열정과 배우고자 하는 열의를 직간접적으로 느낄 수 있었습니다. 이처럼 스마트워크를 기업에 적용하기 위해서는 젊은이들에게만 맡길 수 만은 없다는 점과 배우고자 하는 열정이 있어야 한다는 것이 공감을 하는 시간이었습니다.

그렇다면 어떻게 하면 중소기업에 스마트워크를 도입할 수 있을까요

1. 스마트워크을 하기 위해서는

(1) 업무 의사소통 방법의 통합이 이루어져야 합니다.

대부분의 기업들은 기업의 의사소통을 오프라인을 통해서 하거나 메일을 통해 소통하는 경우가 많습니다. 물론 최근에는 카톡을 통해 업무을 지시하거나 체크하는 분들도 있지만 이로 인해 업무의 통합이 이루어지지 않고 나아가 산만하게 작업이 진행되는 경우가 많다는 점입니다.

필자의 경우 구글플랫폼을 통해 지메일, 할 일목록, 메모, 일정등을 통합하여 업무을 지시, 관리, 운영하고 있습니다. 이처럼 한 개의 플랫폼을 기반으로 업무에 대한 의사소통도구를 통합하게 되면 추후에 담당자가 변경되더라도 일의  효율을 높일 수 있습니다.

만약 기본의 방식대로 오프라인으로 지시하고 카톡으로 확인하고 메일을 개인메일로 통합하거나 회사메일로만 하게 되면 어디에 어떤 내용이 저장되었는지 몰라 헤메리는 일이 일어날 수 있습니다. 그렇기 때문에 업무를 지시하고 전달하며 보고 하는 기존의 다양하고 개별적인 방식을 통합된 방식으로 변해야 한다. 이러한 서비스를 무료로 처리하기 해서 가장 필요한 것이 바로 구글입니다.

언제 어디서나 누구에게나 정확한 의사전달을 하게 되며 일에 대해 실수를 하지 않을 수 있게 되며 나아가 기록이 남기 때문에 업무의 오해, 중복, 누락이 없게 됩니다.

(2) 스마트기기의 활용입니다.

언제 어디서나 스마트기기로 업무에 참여할 수 있으며 실습이나 교육을 통해 거의 모든 일들을 할 수 있습니다. 이것은 개인적으로 생산성 향상을 가져오며 팀원간의 실시간 의사졀정 및 소통, 공유, 협업이 가능하다, 이를 통해 시간과 비용의 절감하는 효과을 가져다 줍니다. 특히 개인적으로 사용하는 스마트폰이 거의 대부분이 이제 안드로이드기반이기 때문에 더욱 구글과 스마트기기와의 협업이 쉬어졌다는 점에서 스마트기기의 활용이 더욱 필요로 합니다.

(3) 일하는 방식의 변화가 일어나고 있습니다.

중소기업은 일하는 방식이 사람중심이지만 스마트워크를 하게 되면 프로세스가 되면 직원이 이직하게 되더라도 업무는 지속적으로 가능하게 된다. 지메일 사용자의 경우 국내 포털과 별 차이가 없게 지만 구글앱스의 경우 그 차이는 분명하게 나오게 됩니다. 구글앱스를 사용할 경우 사내 보완과 함께 자산을 관리하는 가장 휼륭한 도구가 될 것으로 보여집니다.

2. 스마트워크를 위해 검토해야 할일

스마트워크도입후 성공하기 위해서는 반드시 전체 구성원이 참여해야 한다. 많은 기업들이 스마트워크를 시작하였지만 실패하는 이유는 바로 특정인에게만 일을 맡기고 결재권자나 일부담당자만이 사용하고 있기 때문입니다. 모든 직원, 구성원들이 참여해야 스마트워크에 성공할 수 있으며 이를 통해서만이 업무환경의 변화를 가져다 줄 수 있습니다. 그리고 두 번재 실패하는 이유는 1-2번 배우기만 하고 지속적인 협의와 학습이 이어지지 못하기 때문입니다.

필자의 경우 교육을 한 후 기업들이 이를 제대로 활용하는지 살펴보면 처음에는 열의를 가지고 시작하지만 업무와 제대로 연결하지 못해 부분적으로 활용하는 기업들이 많다는 점을 발견했습니다. 그렇기 때문에 구글을 통해 스마트워크를 도입하기 위해서는 기업업무와 연관된 일을 기준으로 교육해야 하고 지속적인 협의와 학습이 이루어질 때 가능하다는 점을 발견할 수 있었습니다. 기업내에서 구글을 사용하기로 하였고 학습단계를 거쳐 업무프로세스에 적용하면서 일정기간 동안에 안정화 단계을 거치면서 기업은 조금씩 스마트워크를 통해 생산성향상과 경쟁력강화를 통해 기업의 변화 발전을 가져올 수 있게 됩니다.


3. 스마트워크의 3원칙


1 플랫폼, 1 클라우드, 1 도큐먼트

특정 플랫폼이나 클라우도, 도큐먼트에 치우치지 않으려고 하는 사람들이 있을 수 있습니다. 물론 그렇게 해야 만약에 있을 리스크를 대비할 수 있기 때문입니다. 그러나 기억해야 할 것은 스마트워크를 하는 궁극적인 목표가 무엇인지 이를 통해 무엇을 얻을 수 있는지 생각하면서 통일된 플랫폼을 운영할 때 기업의 디지털 자산관리에서부터 업무처리가 원활하게 이루어질 수 있다는 사실을 간과해서는 안됩니다.

필자의 경우 구글이라는 플랫폼을 위에 메일, 할 일관리, 일정관리, 메모관리, 아이디어관리, 문서관리, 문자관리등을 이루고 있으며 이 모든 자료들을 구글드라이브에 백업하거나 저장해 두고 있으며 문서작업시 구글도큐먼트, 구글스프레드시트, 구글프리젠테이션등을 이용하여 문서를 협업하고 있습니다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법