[스마트학습 따라하기 연재 27] 구글 클라우드 문서 공유하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[스마트학습 따라하기 연재 27] 구글 클라우드 문서 공유하기

구글 드라이브속의 모든 문서들은 공유기능을 통해 협업이 가능합니다.  일반적으로 문서를 만들면 작성자만 볼 수 있지만 타인들과 협업을 하기 위해서는 반드시 다른 사람들이 해당 파일에 접근할 수 있도록 공유설정이 뒤따라야 합니다.

1. 문서 공유하기

 우측 상단에 공유 아이콘을 클릭하여 설정할 수 있습니다. 공유 설정 창이 뜨면 해당 문서의 지메일 주소, 사용자 초대, 사용자 권한 설정, 공개/비공개 여부를 설정합니다. 상단에 있는 공유주소를 복사하여 메신저, 메일, 문자, 카톡등으로 제공하면 해당 문서들을 열 수 있습니다. 단 권한이 웹공개가 아닌 이상 사전에 등록한 지메일 주소의 권한에 따라 수정과 보기, 댓글기능을 사용할 수 있습니다.

2. 문서공유를 위한 사용자 초대하기

문서를 볼 수 있는 권한을 주기 위해서 공유 설정 창에 지메일 주소를 입력하면 됩니다. 만약 주소록에 이름이나 지메일이 등록되어 있다면 이름 두 글자정도만 넣어도 이메일 주소가 나타납니다. 만약 지메일계정이 아닌 사람을 등록하면 해당 메일 사용자가 지메일에 등록해야만 사용할 수 있다는 메시지가 메일로 전달됩니다. 지메일 사용자의 경우 해당 문서에 접근하면 문서 상단에 접속한 사용자의 프로필 사진이 표시나타는데 만약 사용자가 프로필 사진이 없다면 비어있는 프로필이미지가 나타납니다. 물론 프로필이미지를 클릭하면 로그인 사람의 이름이 나타납니다.

3. 사용자 마다 권한 부여하기

구글드라이브는 사용자마다 권한을 별도로 부여할 수 있습니다.  수정, 보기, 댓글 작성등을 선택하여 지정할 수 있습니다. 사용자 추가시 개인별로 지정할 수 있습니다. 수정권한을 지정하면 문서를 편집하거나 내용을 추가할 수 있습니다. 보기권한을 부여하면 단지 초대한 사용자의 문서만을 볼 수 있습니다. 

4. 문서 협업하기

기존의 문서들은 주고 받으면서 복사본이 생기는데 비해 구글 드라이브에서 생산되는 모든 문서는 복사본 개념이 없습니다. 하나의 문서에 모든 사람들이 붙어서 작업이 이루어집니다. 팀장이 문서 원안을 만들고 팀원들에게 각자의 포지션만 만들어주면 관련 문서를 완성할 수 있습니다.

5. 댓글기능을 업무지시로 활용하기

팀장이 팀원들에게 지시할 경우, 댓글기능을 이용하면 문서작업에 효율성을 높일수 있습니다. 댓글기능을 이용하면 문서작성시 글, 이미지, 공란을 선택한 후 팀장의 생각을 넣으면 해당 부분을 어떻게 해야 할지 팀원과 의견을 나눌 수 있습니다. 우측 상단의 댓글을 클릭하면 댓글모임을 통해 주고 받은 내용을 확인할 수 있으며 댓글을 달게 되면 이메일로 댓글의 내용이 전달되고 문서의 만든 팀장이나 문서 소유주는 댓글에 또 댓글을 통해 완성도 높은 문서을 얻을 수 있습니다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법