5인 이하의 기업에서 구글로 사내 인프라 구축하기

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

5인 이하의 기업에서 구글로 사내 인프라 구축하기


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5인이하기업에서 구글을 사용하지 않더라도 업무을 처리하는 기업이 하는 기업보다 더 많다. 습관적으로 과거에 해 오든 방식으로 일을 하면 되기 때문이다. 그런데 업종이나 업무의 성격에 따라 구글서비스을 활용하면 수십명이 해야 할 일을 한 두명이 처리할 수 있다는 점에서 매우 매력적인 툴이기도 하다.

테크놀리지를 이용하여 업무을 처리하려고 하면 프로그램이나 구글에 대한 기본적인 프로세스에 대해 알아야 하고 그렇게 하기 위해서는 전문가을 두어야 한다는 단편적인 문제을 해결해야 한다는 문제에 부딛치면서 왜 하지 라는 생각이 들면서 포기하는 이들도 종종 보게 된다.

회사나 자신이 처리해야 할 일들을 자동화하고 업무을 효율화하기 위해서는 구글에 대한 작은 이해와 작은 비용만 투자하면 되는데 실질적으로 이에 도전하는 이들은 그렇게 많지 않다. 그것은 이를 활용하여 효과을 얻을 수 있다는 자신감이 없기 때문이기도 하고 비용을 투자해서 얻을 수 있는 것이 확실히 보이지 않는다는 막연한 두려움일 수 있다. 필자의 경우 과거 수천 만원정도의 ERP시스템을 도입하여 사용한 경험이 있다. 100유저의 사용자와 서버관리, 스트리밍서버등을 운영하면서 많은 비용을 투자하면서 몇년간 사용해 보았다. 물론 비용대비 좋은 점도 있었지만 운영에 있어 만만치 않았다. 그러나 구글앱스을 사용하면서 비용과 활용면에서 매우 뛰어나다는 사실을 알고 현재는 적극 사용중에 있다.

고가의 ERP 없이 구글앱스만으로 가능한 것들이 있다. 구글앱스을 사용하면 사이트도구와 구글서비스을 잘 조합하면 완벽한 인트라넷이 구축할 수 있다. 사이트도구을 통해 게시판 형태로 일을 처리할 수 있고, 권한 기반이기 때문에 보안에도 문제없이 운영할 수 있다.

구글이 제공하는 지메일, 캘린더, 드라이브, 블로그을 활용하고 구글행아웃을 통해 실시간 업무처리을 확인하고 있다. 특히 구글캘린더을 통해 회사업무, 회의실 시간 예약, 개인 스케줄 관리가 가능하다. 더욱 사내업무처리시 사용하는 소프트웨어 구매 비용과 함께 저장비용을 구글 드라이브을 통해 대체할 수 있다. 더욱이 정보 공유기능을 이용하면 효과적으로 자료을 공유할 수 있으며 설문지을 통해 고객 대상 설문이나 신청서을 쉽게 만들 수 있다.

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그리고 엑셀처럼 계산이 필요한 자료는 스프레드시트을 통해 가능하고 다수 인원의 공동 작업이 가능하다. 10명이상의 사람들과 공유할 수 있으며 모바일 연동을 통해 언제 어디서나 업무확인과 처리가 가능해 졌다. 이런 서비스가 별도의 ERP 프로그램을 사용하지 않고도 구글앱스만 도입하면 가능하다.

만약 사용자가 구글 앱스 스크립트을 사용할 수 있다면 더 이상 업무처리에 고민하지 않아도 된다. 구글이 오픈 소스라 자바 언어로 누구나 프로그래밍해서 사용자가 원하는 대로 레고처럼 붙이고 최적화해서 쓸 수 있게 해 주는 것이 스크립트이다.

필자는 구글폼즈로 설문지나 신청서을 만들어서 사용한다. 설문지나 신청서을 통해 데이터을 수집하면 그 속에는 이름, 이메일, 주소등이 있는데 이러한 내용들이 모두다 시트안에 들어가 있어 관리가 쉽게 이루어진다. 만약 구글폼즈에 수집된 주소을 구글맵과 매칭하면 고객관리에 효과적으로 활용할 수 있다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법