스마트폰 활용을 통한 생활생산성 제고방안(교회정보기술연구원 이동현원장)

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

스마트폰 활용을 통한 생활생산성 제고방안


이동현원장1)


1. 정보수집과 관리


구글을 활용한다면 자료를 찾거나 정보를 수집하기 위해 하루 종일 컴퓨터나 스마트폰을 드려다 볼 필요가 없다.  필요한 정보는 알리미을 통해 제공받고 긴급하게 찾아야 할 자료들은 구글링2)을 통해 검색하면 원하는 정보들을 손쉽게 얻을 수 있다.  또 찾은 정보는 구글 키퍼등을 통해 스크랩하고 지메일을 통해 공유할 수 있다. 


(1) 검색엔진에 추천해 주는 최신 정보는 구글 알리미3)을 통해 확인한다.




  필요한 정보를 검색엔진을 통해 검색할 수 있지만 구글에서는 검색엔진이 먼저 확인한 후 사용자에게 메일을 통해 전달해 주는 도구가 바로 구글 알리미이다.  사용자의 관심 분야를 등록해 놓으면 메일을 통해 확인할 수 있다. 구글알리미는 컴퓨터에서 설정하기만 지메일을 통해 해당 정보을 수신받을 수 있다.


(2) 수집한 정보는 구글 키퍼4) 를 통해 보관하고 관리한다.



  컴퓨터나 스마트폰을 통해 웹서핑중에 필요한 내용을 발견하면 일반적으로 북마크을 통해 저장해 두지만 한 두 개가 아니라면 구글키퍼5)을 이용하는 방법이 효과적이다.  이 도구들을 통해 온라인에서 정보를 스크랩할 수 있으며 사진, 음성, 손글씨 등을 통해 자료를 보관할 수 있다.  문서의 경우라면 구글 드라이브에 저장하는 것도 효과적이다. 플레이스토어에서 keeper을 검색한 후 설치하면 된다.



(3) 지메일6)의 필터, 라벨, 앨리어스 기능을 활용하여 정보들을 효과적으로 관리한다.


  지메일7)에서는 필터기능을 통해 관련 메일들을 해당 라벨 편지함으로 이동시킬 수 있어서 메일을 분류하기 위해 시간을 낼 필요가 없다.  특히 앨리어스 기능을 이용하면 업무에 따라 메일을 만들어야 하는 번거로움에서 벗어나 한 갱의 메일 주소로 업무에 따라 송수신 할 수 있도록 돕는다. 필터와 라벨, 앨리어스 기능을 사용하기 위해서는 컴퓨터에서 설정할 수 있으며 지메일 앱에서는 라벨을 별도로 만들 수 있다.






2. 인맥관리


좋은 인맥을 맺지 못하는 이유는 인맥관리의 중요성을 인식하지 못해서 인맥관리에 시간과 노력을 들이지 않았거나 인맥관리 방법을 모르기 때문이다.  만약 자신의 스마트폰의 주소록에 단순히 이름과 전화번호만 존재한다면 인맥관리를 위해 주소록 관리 방법에 변화를 주어야 한다.  이러한 변화는 구글 주소록을 활용하여 인맥을 관리 하는 데에서 시작된다.


이난은 누구나 인간관계속에서 사옹 영향력을 미치며 살아간다.  그렇기 때문에 취업을 준비하는 취업준비생, 이직과 재취업을 준비하는 사람, 승진을 준비하는 사람, 창업 준비생, 고객관리, 계약과 협상이 필요한 사람 등이 모두 인맥관리가 필요한 사람들이다. 



(1) 구글주소록8)을 이용하여 인맥을 관리한다.


인맥관리을 잘하는 사람들을 살펴보면 나름대로의 원칙과 노하우가 있다.  페이스북이나 트위트등의 팔로우가 모든 자신의 인맥이라고 말하기가 힘들다. 자신의 전화번호부에 등록되어 있는 인맥중에 나름대로의 인맥관리의 원칙이 없으며 도리어 혼돈이 일어날 수 밖에 없다.  인맥관리를 잘하려면 자신만이 우선순위를 정해야 한다.  가까운 사람, 친한 사람에서 시작해 네트워크를 활용한 인맥으로 확대해 나가는 원칙이 필요하다.  구글주소록에서 가족, 직장, 소셜, 학교 등의 주소록 카테고리를 만들어서 관리하고 특히 중요한 사람들은 생년월일, 기념일, 관심분야 등을 주소록에 추가해 관리하는 습관을 가져야 한다.


만약 주소록에 등록된 사람과 약속이 잡힐 경우 약속장소, 이동경로등을 미리 확인해 두어야 하는데, 이때 구글 캘린더의 알림기능을 활용한다.  약속시간에 늦지 않도록 알려주는 구글캘린더의 알림기능과 출발전에 통화한 내용등을 메모한 내용등을 구글주소록의 메모에 저장해 둘 경우 빠르게 업무처리를 할 수 있다. 특히 약속장소가 정해 졌다면 구글캘린더와 연동하여 약속장소를 구글맵으로 확인할 수 있어 운전을 하거나 대중교통을 이용해야 하는지를 쉽게 판가름할 수 있어 효과적이다.





(2) 인맥관리는 명함관리이다.


새로운 사람을 만나게 되면 명함을 교환하게 된다.  날마다 늘어나는 명함관리를 위해 별도로 시간을 내어야 한다면 비효율적이다. 이런 경우 명함 관리 애플리케이션인 캠카드을 이용해 구글주소록에 해당 정보를 입력하면 효과적이다.  캠카는 사진 촬영시 명함에 있는 내용이 OCR되어 구글주소록에 저장된다.  물론 자체 명함책에도 저장할 수 있다. 



(3) 주요 대화내용이나 상담내용을 메모하여 저장한다. (call notes pro)


상대방과의 대화 내용중에 메모해야할 내용이 있다면 콜노트 프로앱을 이용하면 된다.  구글주소록의 메모필드에 저장되며 메모한 내용은 상대방과 전화 통화시 팝업으로 나타나 대화를 원활하게 진행 할 수 있다. 상담이나 대화내용을 저장해 두면 전화을 걸거나 받을 경우 해당 내용이 팝업으로 나타나 쉽게 확인할 수 있다.


3. 일정관리



개인스케줄과 회사 스케줄을 관리하는 일정관리, 개인과 팀이 같이 수행해야 하는 할 일 관리는 개인과 기업에 있어서 매우 중요한 도구이다.  일정관리는 구글의 캘린더로 할 일 관리는 구글의 할 일 목록으로 할 수 있다.  특히 지메일의 할 일 목록과 구글캘린더는 구글 계정 하나만 있으면 연동되기 때문에 스마트폰에서 동기화하여 활용할 수 있다.



(1) 일정은 구글 캘린더9), 할 일은 할 일 목록으로 관리한다.



일정은 모임, 회의, 이벤트 행사와 같은 일시와 장소가 포함되는 일들을 관리하는 데 활용할 수 있으며 할 일은 일정을 준비하면서 처리해야 할 일들을 모아서 관리하는데 사용한다.  일정 관리시 일정만으로 해결되지 않는 일들이 바랭하는데 이 때 할 일 관리를 통해 실수 없이 업무를 처리할 수 있도록 돕는다.  특히 할 일 목록도 일정 관리처럼 마감일자를 넣어서 관리할 수 있어 할 일과 일정을 통해 통합적으로 관리함으로서 일의 효율을 높일 수 있다.  특히 수신된 메일속에 초대나 업무 일정이 포함된 경우 수작업으로 입력하지 않고 할 일과 일정을 바로 추가할 수 있다. 메일을 열고 추가 작업에서 할 일 목록에 추가를 클릭하면 할 일 목록에 추가된다.  관련 메일을 클릭하면 언제나 해당 내용을 확인할 수 있다. 마지막으로 일정이 정해지만 문자나 메일로 알림서비스에 등록해 두면 1일전이나 몇 시간전에 해당 알림을 받을 수 있다. (무료)



(2) 개인일정과 회사일정을 구분하여 관리할 수 있다.


구글캘린더는 개인용일정과 업무에 필요한 피로젝트별 일정, 부서별 일정, 공개 일정등을 효과적으로 관리할 수 있다.  기업에서는 부서별 일정을 통해 부서내의 업무 진행 상황을 수시로 확인할 수 있고 직원 상호간의 업무 현황을 빠르게 공유할 수 있어 효과적이다.  일정관리을 위해 일정을 만들 경우 컴퓨터에서 일정을 만들고 공유대상을 설정하거나 사용 권한을 지정하는 것이 효과적일 경우가 많다. 일정을 만들 경우 색상을 구분하여 관리하는 습관을 가지는 것이 직관적으로 업무처리에 효율적이다.



(3) 할 일 관리는 지태스크앱으로 한다.



지태스크앱(gtask)은 구글 지메일과 연동되기 때문에 지메일 계정만 가지고 있으면 일정과 할 일모록을 모두 관리할 수 있다.  물론 웹에서도 할 일 관리가 가능하다.  할 일을 추가하거나 삭제 관리등을 스마트폰에서 할 수 있으며 웹에서 관리할 경우에는 메일에서 왼쪽 메일 메뉴를 클릭하면 드롭다운 메뉴에서 할 일 목록을 선택하여 관리한다.  할 일 목록을 클릭하면 우측 하단에 할 일 목록 팝업창이 나오며 할 일을 추가하기 위해서는 하일 목록 팝업창을 클릭하거나 플러스 아이콘을 클릭하면 된다. (구글플레이스토어에서 gtasks 검색한 후 설치한다. )

4. 자료관리


(1) 문서관리10) - 워드, 엑셀, 파워포인트와 같은 문서관리는 구글드라이브로 한다. 마이크로오피스의 워드, 엑셀, 파워포인터는 구글드라이브에 저장하거나 작성, 편집하여 사용할 수 있다.  구글드라이브로 문서을 작성하거나 편집할 수 경우 공유와 협업을 통해 문서을 관리할 수 있으며 보안에 있어서도 철저하기 때문에 기존의 오프라인 문서관리에 비해 효과적으로 문서들을 관리할 수 있다. (구글드라이브로 작성된 문서는 무제한으로 보관, 작성, 공유할 수 있다.)



(2) 사진11)과 동영상12) 관리 – 스마트폰으로 촬영한 사진은 구글포토을 통해 업로드하면 무제한 보관할 수 있으며 구글드라이브처럼 쉽게 공유할 수있으며, 구글포토에 저장된 사진은 클라우드 기반의 픽슬러을 통해 편집하여 구글포토에 저장할 수 있다. 이외에도 스마트폰으로 촬영한 동영상을 바로 업로드할 수 있고 자막이나 효과음 등을 넣어서 편집하여 업로드 한 후 회사 홈페이지나 개인 홈페이지 등을 통해 공유할 수 있다.






1) 이동현원장은 교회정보기술연구원 원장, 구글오프라인모임 대표로 일하고 있으며, 저서로는 구글완전정복1,2,3(이론편, 실전편, 교사편), 스마트전도법, 트위터와 페이스북의 선교적활용 등이 있다.

2) 구글 검색엔진 원칙들. 대소문자를 구분하지 않지만 순서에 민감하며 모든 단어 사이에는 연산자 AND가 포함되어 있다는 전제와 반드시 포함하거나 제외해야 할 경우에는 +, – 연산자를 붙혀서 사용한다.  이외에도 고급연산자를 이용하여 검색한다.

3) 구글알리미 https://www.google.co.kr/alerts

4) 구글키퍼 https://keep.google.com/

5) 구글키퍼는 구글에서 제공하는 메모 및 스크랩할 수 있도록 돕는 앱으로 스마트폰과 컴퓨터에서 확인할 수 있으며 수정, 편집할 수 있다. 유사한 앱으로는 에버노트가 있다.

6) 지메일 https://mail.google.com/mail/u/0/

7) 지메일을 사용해야 하는 이유 5가지, 스팸과 바이러스가 없다. 라벨과 필터기능으로 메일을 효과적으로 관리할 수 있다. 보관기능으로 메일을 삭제할 필요가 없다.  보안기능이 탁월하다. 하나의 지메일 계정으로 구글의 다양한 서비스를 전부 사용할 수 있다.

8) 구글주소록 https://www.google.com/contacts/?hl=ko&tab=3C#contacts

9) 구글캘린더 https://calendar.google.com/calendar/render?tab=Cc

10) 구글드라이브 https://drive.google.com/a/leedonghyun.com/?tab=wo&authuser=0#

11) 구글포토 https://photos.google.com/

12) 유튜브 https://www.youtube.com/

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법