[구글 클래스룸 12] 구글클래스룸 문서자료들은 구글드라이브에 저장한다

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

[구글 클래스룸 12] 구글클래스룸 문서자료들은 구글드라이브에 저장한다.



구글드라이브는 사용자가 구글드라이브을 사용하기 전에  만든 한글과컴퓨터의 한글파일, 마이크로소프트사의 오피스파일등을 구글드라이브에 업로드한 후 다운로드 하여 사용할 수 있는 기존의 저장용 클라우드서비스을 넘어 구글드라이브에서 워드 엑셀, 파워포인트 문서을 만들 수 있도록 구글 오피스 서비스를 제공하고 있다. 


구글 드라이브에서 만든 파일은 원도우에서 맥, 나아가 리눅스에서도 확인하고 편집할 수 있으며, 컴퓨터에서 웹을 통하거나 스마트폰을 통해서도 저장하거나 편지할 수 있다.  특히 클라우드기반의 문서이기 때문에 언제 어디서나 작업할 수 있다는 장점을 지닌다. 


필자가 구들드라이브을 통해 수백개의 파일을 한 곳에 모아놓고 공유하여 수업을 진행한적이 있었지만 구글 클래스룸을 통해서는 간편하게 원하는 파일들을 클래스품을 통해 공유할 수 있고 수업에 꼭 필요한 파일들을 효과적으로 운용할 수 있다.  과제물, 시험지와 같은 문서, 설문지와 같이 필요한 부분을 효과적으로 운영하기 때문에 어디에 무엇이 있는지 더 이상 고민하지 않아도 된다. 


만약 교사가 구글클래스룸을 통해 수업을 개설한 후 학생들에게 레포트을 제출하도록 했다면 학생들이 올린 과제물, 유인물은 자동으로 구글드라이브에 저장되기 때문에 자료관리가 더욱 쉬워진다. 



1. 파일관리하기



구글드라이브에서 새로만들기를 클릭하면 새로운 파일을 생성할 수 있다. 워드, 엑셀, 파워포인트와 같은 파일을 만들 수 있으며, 확장프로그램을 사용하면 더 많은 파일들을 만들고 저장할 수 있다.  오피스 작업시 필요한 구글 도큐먼트, 구글 스프레드시트, 구글 프리젠테이션 파일, 구글 폼즈, 구글 드로잉 역시 문서작업에 필요한 부분이다. 만약 구글 클래스룸에 파일을 학생들에게 업로드할 수 있도록 하면 해당 문서가 클래스룸 폴더에 자동으로 저장된다. (클래스룸 폴더속에 레포트자료가 업로드된다.)


이렇게 하면 학생들과 교사모두가 자료을 찾는다고 고민하지 않아도 된다. 예전 같으면 메일을 보내었다면 지금은 그렇게 하지 않아도 된다. 


클래스룸 폴더가 만들어지면 필요한 자료을 그곳에 업로드하기 위해 폴더을 만들거나 만든 파일을 해당 폴더에 넣어서 관리도 가능하다.  기존의 구글드라이브 파일들을 업로드하듯 파일을 업로드할 수 있다.


파일을 만들고, 이동하였다면 정신없이 파일들이 이곳 저곳으로 나누어져 있기 때문에 관리가 쉽지 않다. 이런 경우 폴더을 만든 후 파일을 어느 정도 사용자가 보기 쉽게 파일들을 정리해야 한다.


파일을 정리한 후 이제 정리된 파일들을 직관적을 확인해야 할 필요가 있다. 이런 경우 마지막으로 열어 본 시간으로 설정한 후 파일들이 열어본 순서대로 정렬 되기 때문에 작업중인 파일들을 손 쉽게 확인할 수 있다.






2. 파일 공유하기


구글드라이브로 문서을 작업하는 이유중 가장 중요한 것은 협업이 가능하다는 것이다.  협업을 하기 위해서는 바로 파일을 공유기능이 있어야 하는데 구글이 이를 제공하기 때문이다.  파일을 선택한 후 마우스우측을 클릭하면 파일을 공유할 수 있다.  파일을 공유하려면 사용자이름을 입력하거나(주소록에 등록한 경우), 이메일주소를 입력한 후 완료을 클릭하면 된다.


그리고 난 후 공유가능한 링크 가져오기를 클릭하면 공유문서와 연결하기를 클릭한다. 그러면 공유자에 대한 권한을 설정할 수 있다. 수정하거나, 댓글을 작성하거나, 보기기능만 제공하는 것이다.  물론 수정을 하게 된면 다른 사람들과 함께 문서을 공유할 수 있다.


권한 여부는 교사가 결정해야 한다. 협업으로 문서을 작업해야 할 경우라면 반드시 필요하다.  권한에 따라 댓글과 보기만 할 수 있다는 사실을 기억하고 필요에 따라 권한을 지정해야 한다.





3. 파일 찾기


필자의 경우 수천개가 넘는 파일들이 존재한다.  물론 폴더도 마찬가지이다.  드라이브 검색을 통해 원하는 파일들을 손쉽게 찾을 수 있다.  드라이브 홈 화면 상단에 있는 검색창에서 파일명과 폴더명을 입력하면 된다.  물론 디테일하게 찾아야 할 경우에는 검색옵션을 클릭한다. 도메일에서 해당 도메인과 공유하는 파일을 모두 검색할 수 있고 유형은 파일유형을 선택할 수 있다. 만약 너무나 많은 파일 있을 경우 필자의 경우 특정기간에 작업한 경우라면 수정날짜을 지정하여 찾는다.  그리고 공유대상을 클릭하면 공유한 특정 사용자의 이름이나 메일주소를 입력하면 해당 파일을 찾을 수 있다. 




앞서 설명한 것처럼 검색도 중요하지만 관련된 파일들은 폴덩을 만들어 관리하는 것이 더 효과적임을 기억하고 평소때 파일관리와 문서관리을 제대로하는 습관을 가지는 것이 중요하다. 



이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법