[IT로 평생직업을 준비하라] 업무에 필요한 다양한 문서 관리 (연재06)

[구글오프라인모임] IT로 평생직업을 준비하라

1. 주제 : IT로 평생직업을 준비하라

2. 일시 : 2017년 8월 10일 저녁 7시30분

3. 장소 : 교회정보기술연구원(서울 묵2동, 7호선 먹골역)

4. 대상 : 1인기업, 스타트업 기업, 창업을 준비하는 개인, 창직을 준비하는 개인

5. 신청 : http://googler.pe.kr/wordpress/index.php/archives/20070

[IT로 평생직업을 준비하라] 업무에 필요한 다양한 문서 관리 (연재06)


사무실에서 업무를 직원이 있다면 별 문제 없이 문서업무를 처리할 수 있을 것이다. 그러나 1인기업이나 창업, 창직의 경우 직원이 없을 경우가 대부분이다. 그렇다고 매번 사무실로 들어가 급하게 처리할 수 있는 상황이 안되는 경우가 많다. 이런 경우 모든 문서를 클라우드 기반에서 처리할 수 있다면 문제는 해결된다.

안드로이드기반의 스마트폰에는 기존의 컴퓨터처럼 파일관리자가 존재하기 때문에 폴더나 파일들을 쉽게 관리할 수 있다.  예를들면 파일들을 다운로드 받으면 다운로드 폴더에, 카카오톡파일을 다운로드 받으면 카카오톡 다운로드 폴더에 일반적으로 저장된다. 

특히 스마트폰에서 메일을 확인후 첨부된 파일을 다운로드하게 되면 다운로드 폴더에 첨부파일들이 저장되기 때문에 파일관리에 도움이 된다.  더욱이 다운로드 받은 파일은 별도의 앱이 없이도 텍스트나 웹페이지, 문서파일들은 바로 볼 수 있다.  만약 아래  한글 파일의 경우라면 뷰앱을 다운로드 받아 설치하면 바로 확인할 수 있다. 




1. 문서 편집하기

문서를 편집하려면 구글도큐먼트앱을 설치하고 파워포인트 문서를 편집할 경우라면 구글 프리젠테이션 앱을, 엑셀파일을 편집하려면 구글 스프레드시트 파일을 통해 문서를 편집할 수 있다. 이 모든 오피스 파일을 관리하기 원한다면 구글드라이브 앱을 설치하면 빠르고 쉽게 관리 할 수 있다. 

이외에도 아래   한글 파일을 편집하려고 할 경우라면 해당 문서편집툴을 별도로 구매하여 사용하거나 씽크프리 모바일 버전을 이용하여 문서를 편집할 수 있다. 

이상과 같이 문서를 편집한 후 저장하게 되면 구글의 경우 구글드라이브에 저장되고 저장된 파일들은 동기화을 통해 내 컴퓨터에서 언제 어디서나 확인할 수 있다.

2. 회사 서류 보내기

작업한 문서를 그대로 타 회사에 보내거나 할 경우 간혹 문제가 발생하는 경우가 있다. 이런 경우를 사전에 예방하기 위해 pdf 파일로 저장하여 보내게 되는데 이렇게 하면 되면 수정이 쉽지 않기 때문에 주로 위변조가 차원에서 사용한다. 해당 파일을 확인하려면 아크로밧 리더 앱을 이용한다. 

3. 이미지 파일이나 동영상 파일 보내기

스마트폰에서는 일반적으로 jpg, tif, gif, png 파일은 지원하지만 psd, ai 파일들은 지원하지 않는다. 물론 이런 파일을 보기 위해서는 별도의 앱을 설치해야만 확인할 수 있다.  안드로이드 폰의 경우 도큐먼트 이지 뷰어나 다보여 앱을 이용하면 첨부파일이나 다운로드 된 파일을 쉽게 볼 수 있다.

안드로이드 폰의 경우 mp4, wma, ogg, flac 파일등이 지원하는데 비해 아이폰의 경우에는 mp4, wav, aif 파일만 지원한다. 동영상 역시 h264코덱을 지원하는 m4v, mp4, mov만 지원하는데 비해 안드로이드 폰의 경우 거의 대부분의 코덱을 지원하기 때문에 별문제 없이 사용할 수 있다. 

회사에서 사용하는 업무에 필요로 하는 파일들을 쉽고 빠르게 업무에 적용하기 위해서는 사용자의 노력이 관심이 필요하다. 나아가 해당 앱을 컴퓨터에서처럼 잘 사용할 수 있도록 교육과 함께 훈련이 뒤따라야 할 것으로 보인다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법