스마트폰시간활용백서 3강 – 일정관리와 캘린더

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

3강. 일정관리_캘린더

 

 

구매처 : 예스24 http://www.yes24.com/Product/Goods/70420602?scode=029

 

 

안녕하십니까? <스마트폰 시간 활용 백서>의 저자 이동현입니다.

 

이번 시간에는 구글 캘린더를 통해서 일정 관리를 하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

일정 관리는 스케줄 관리에 필수적이라고 할 수 있습니다. 이때 사용하는 도구가 바로 구글 캘린더와 태스크라는 것입니다. 구글 캘린더와 태스크는 구글 계정만 있으면 바로 사용할 수 있고 다양한 스마트 기기와 쉽게 동기화하여 활용할 수 있어서 시간을 관리하려는 사람들에게 없어서는 안될 타임 매니저입니다.  

 

일정 관리는 구글 캘린더로 할 수 있으며, 할 일은 태스크를 통해 합니다. 일정은 모임, 회의, 행사와 같이 일시와 장소가 포함되어 있다면, 할 일은 일정을 준비하면서 처리할 일들입니다.  예를들면 회의를 하기 위해 회의자료를 준비하거나 참석자와 연락하는 일들은 할 일에 해당하고, 참석자와 어디서 어떤 내용으로 만날지에 대한 내용이 일정입니다.

 

만약 이런 일을 종이 수첩에 적으면 어떨까요? 아마 내용을 확인하고 싶을 때마다 일일이 수첩을 찾아야 확인할 수 있지만 구글캘린더를 활용하면 언제나 쉽게 검색할 수 있습니다. 만약 부득이하게 사용자가 스마트 기기를 분실한 경우라도 새 단말기를 구입한 후 구글 계정으로 로그인만 하면 과거 일정과 할 일 목록을 바로 확인할 수 있어 분실이나 파손에 의한 문제를 예방할 수 있습니다.

 

비지니스에 있어 약속을 잡을 경우 주로 이메일을 이용합니다. 수신된 메일에 처리할 업무 일정이 포함된 경우 태스크나 구글 캘린더로 바로 추가할 수 있습니다. 메일함의 ‘더보기’에서 할 일 목록을 클릭하면 할 일 목록에 추가 메뉴가 나오는데 이 것을 클릭하면 할 일이 등록됩니다. 할일 목록에서 해당 내용을 클릭하면 해당 이메일과 연결되어 관련 내용을 쉽게 확인할 수 있습니다.

 

그리고 수신된 메일에서 ‘더보기’를 클릭하면 ‘일정 만들기’ 메뉴가 나오는데 이때 일정 만들기를 누르면 해당 일정이 구글 캘린더 설정 화면에 나타나면서 메일 내용과 일시, 장소등이 입력됩니다. 필요에 따라 내용을 추가적으로 넣을 수 있습니다. 이 경우 ‘일정 만들기’로 일정을 추가했기 때문에 자동으로 오른쪽 참석자란에 메일을 보낸 사람 연락처가 추가됩니다.

 

일정과 할 일이 등록되면 우선순위에 따라 관리해야 합니다. 긴급한 일의 경우 마감시간이 있기 때문에 이 일들을 최우선 순위로 배정하여 처리합니다. 만약 일정과 해야 할 일이 중복될 때 일정을 먼저 처리하지만 긴급하고 중요하면서 다른 할 일에 영향을 미치는 경우는 예외로 해야합니다.

 

팁을 드리자면 우선 순위를 잡을 때는 마감일이 언제인지 파악하는 것이 중요합니다. 마감이 지나면 처리할 수 없는 일이 있기 때문에 이 일들을 우선순위에 넣어서 처리해야 합니다. 그리고 여럿이 함께 하는 일은 혼자 하는 일보다 우선순위가 앞서야 합니다. 여러 사람이 함께 하는 일은 일정 조정이 어렵기 때문입니다. 두 모임이 있고 중요도와 긴급도가 비슷하다면 참여 인원이 많은 모임에 비중을 둡니다. 만약 상사의 결재가 필요한 경우가 있다면 주의가 필요로 하며, 업무 관련자와 일정을 맞춰야 할 경우에도 일정과 장소에 문제가 발생하지 않도록 이중 체크를 하는 것이 안전합니다. 오전에는 중요하고 긴급한 일을 중심으로 하면서, 문서업무는 주로 오전에 처리하고 외부 미팅은 오후에 잡는 것이 시간을 효과적으로 관리하는 방법중에 하나입니다.

 

다음 시간에는 할 일 관리를 할 수 있는 태스크와 킵에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법