스마트폰시간활용백서 4강 – 할일관리와 태스크, 구글킵

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

4강. 할 일 관리_태스크, 킵

구매처 : 예스24 http://www.yes24.com/Product/Goods/70420602?scode=029

 

 

안녕하십니까? <스마트폰 시간 활용 백서>의 저자 이동현입니다.

 

 

이번 시간에는 할 일 관리를 해 주는 태스크와 킵에 대해 알아보겠습니다. 꿈도 있고 목표도 있지만 지금 당장 무엇을 해야할지 막연하다면 목표를 실천할 수 있는 단위로 작게 나누고 목록화해야 합니다.  일의 단위를 작게 나누고 목록화하면 실천하기도 쉽고 일을 파악하는 데도 도움이 됩니다.

 

먼저 해야 할 일을 목록화하고 우선순위에 따라 표시를 합니다. 중요한 것은 일정처럼 할 일 관리에도 반드시 마감일과 시작일을 표시해 두어야 한다는 사실입니다. 할 일이 마감되면 반드시 체크 표시하여 지워야 사용자 스스로 일에 대한 만족감과 성취감을 느낄 수 있습니다.

 

스마트폰으로 할 일을 관리하기 위해서는 구글 태스크 앱을 설치합니다. 구글 플레이 스토어에서 다운을 받으면 되며,  크롬브라우저에서도 구글 태스크를 다운 받아 설치하면 스마트폰과 컴퓨터에서 할일을 효과적으로 관리 할 수 있습니다.

 

구글의 할 일 관리는 사용자들이 아이젠하워 법칙에 따라 긴급하고 중요한 일, 긴급하지는 않지만 중요한 일, 중요하지만 긴급하지 않은 일, 중요하지도 긴급하지도 않은 일 목록에 담아서 분리한 다음 처리할 수 있도록 해 줍니다.

 

또한 구글 태스크는 지메일과 연동되기 때문에 지메일 계정만 있으면 일정과 할 일 목록을 동시에 관리할 수 있다는 장점이 있습니다. 개인적으로 해야 할 일은 구글 태스크로 합니다. 웹에서 지메일로 로그인한 다음 할 일을 입력하면  스마트폰에서도 바로 확인 할 수 있습니다.

 

구글 태스크로 개인 일을 관리할 때 알아두실 점은 태스크는 지메일에서 사용할 수 있고, 앱으로도 사용할 수 있다는 점입니다. 만약 수신 메일 중에 일정이나 할 일 목록으로 추가할 내용이 있다면 메일에서 바로 할 일 목록으로 등록한 다음 관리할 수 있습니다. 웹 기반 지메일 계정 오른쪽에 보시면 태스크 아이콘이 보일 겁니다. 그걸 클릭하시면 메뉴가 나옵니다. 여기에서 ‘할 일 추가’를 클릭하시면 할 일 목록을 추가할 수 있습니다. 등록한 할 일 목록에서 할 일 처리가 완료되면 목록 앞에 있는 동그라미를 클릭합니다. 할 일 목록에서 마감일을 설정하시려면 마우스의 오른쪽 버튼을 클릭하신 후 캘린더가 표시되면 거기에서 마감일을 설정하면 됩니다. 마감일을 설정하면 구글 캘린더에도 추가되고, 알림 기능이 활성화되어 해당 일정을 알람을 통해 통보받을 수 있습니다.

 

다음으로 구글 킵을 한 번 알아 보겠습니다. 직원이나 팀원들에게 아이디어나 메모가 생길 경우나  협업을 통해 일을 처리해야 할 경우라면 구글 킵의 기능중에 할 일 공유 기능을 사용합니다. 구글 킵 앱은 주로 자료를 스크랩할 때 사용하지만 할 일 목록을 등록한 다음, 협업과 공동작업을 위해 사용되는 경우가 많습니다. 부하 직원에게 지시할 내용이나 할 일을 작성한 다음 공동 작업자로 등록하면 할 일이 공유되며, 직원이 지시받은 할 일을 완료하면, 바로 지시한 사람의 구글 킵에도 완료되었다는 사실을 확인할 수 있게 됩니다.  

 

구글 플레이스토어에서 태스크 앱이나 구글킵앱을 다운받아 스마트폰에 설치하면 동기화를 통해 연동되어 할 일 목록과 메모와 아이디어 등을 수월하게 관리할 수 있게 됩니다.

 

마지막으로 해야 할 일, 진행 중인 일, 완료된 일을 스마트폰과 웹에서 쉽게 관리하려면 트렐로를 활용합니다. 지메일 계정만 가지고 있으면 누구나 사용할 수 있으며 협업을 통해 업무를 처리할 수 있는 장점이 있습니다. 다음 시간에는 아이디어 관리를 하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법