[구글스토리 48] 구글 캘린더를 활용한 아웃룩 일정 동기화

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[구글스토리 48] 구글 캘린더를 활용한 아웃룩 일정 동기화 – 스마트폰과 컴퓨터의 일정동기화하기

    구글 캘린더에서는 웹 일정 관리을 제공하고 있다. 특히 다양한 일정을 만들어 웹을 통해 일정을 관리하고 공유할 수 있어 업무 일정과 개인일정 관리에 탁월하다.  사무실과 집 등 여러 곳과 여러 컴퓨터에서 아웃룩을 활용하여 일정을 관리하는 경우가 많다. 특히 스마트폰과 태블릿컴퓨터의 대중화로 인해 더욱 구글 캘린더의 가치는 높아지고 있다. 

    구글 캘린더에는 부가 서비스로 아웃룩과 구글 캘린더의 일정을 동기화 해주는 프로그램을 제공하고 있다. 이것을 활용하면 메일과 캘린더을 통해 업무처리 능력이 향상될 수 있다.  그렇다고 방법이 어려운 것은 결코 아니다.  구글 캘린더를 중심으로 여러 아웃룩의 일정을 동기화하면 된다. 

    구글 캘린더와 아웃룩 일정의 자동 동기화을 위해 다음과 같은 프로그램을 사용하면  된다. 

   sync with Microsoft Outlook > Google Calendar Sync: Overview

   한국어를 통한 안내를 제공하지 않지만 구글 캘린더와 아웃룩을 동기화하는 방법을 제공하고 있다. 영어라 어려운 분을 위해 간단히 설명하면  

   GoogleCalendarSync_Installer

  구글 캘린더 동기화 프로그램을 설치한다.   구글 캘린더 접속을 위한 이메일 주소와 비밀번호를 입력하고  2-way와 1-way 2종류가 있는데  각기 다른 용도가 있다. 일반적으로 2-way를 추천한다.  여러 곳의 아웃룩과 구글 캘린더 등 다양한 곳에서 일정을 추가, 변경할 경우에 가장 적절하기 때문이다.

    1-way: Google Clendar to Microsoft Outllok calendar를 설정할 때는 모든 일정 추가, 변경을 구글 캘린더를 중심으로 하고, 아웃룩에서는 일정을 확인할 경우에만 설정하면 된다.

  반대로 1-way: Microsoft Outlook calendar to Google Calendar로 할 경우에는 한 곳의 아웃룩에서만 일정을 관리하고 구글 캘린더와 다른 아웃룩에서는 보기만 할 경우 적절하다.  이렇게 설정할 경우 다른 컴퓨터의 아웃룩에서는 1-way: Google Clendar to Microsoft Outllok calendar로 설정해야 한다.

   구글 캘린더를 중심으로 하는 동기화의 단점 -  아웃룩에서 설정한 여러 종류의 범주가 한 종류로 바뀐다.

   이와 같이 아웃룩의 범주를 활용하여 여러 일정 분류를 넣고 계신 분은 회색으로 변해버린다.  이걸 피하고 싶다면 iCal 형식으로 일정을 내보내서 수동으로 동기 하는 수 밖에 없다.

 

    구글 캘린더 동기화의 또 다른 사용법

   구글 캘린더의 동기화를 사용하면 아웃룩 일정을 백업할 때 쓸 수 있다. 물론, 아웃룩의 가져오기/내보내기 마법사를 통해서 할 수 있지만  이 방법을 활용해 구글 캘린더를 중심으로 할 수 있다.  단,  이 때는 앞서 이야기한 것처럼 범주가 모두 회색으로 변한다는 것에 주의해야 한다.

    무료로 핸드폰으로 일정을 받아보자.  구글 캘린더는 한국에서도 핸드폰 문자 메시지를 통해 일정을 안내해 주는 기능을 제공하므로 필요시 사용하자.  무료서비스이다.   환경 설정에서 모바일 설정을 찾아가서  전화번호를 입력한 후 인증 코드 전송을 누르면 핸드폰으로 인증 번호가 날아온다.  그 다음엔 인증 코드를 누르고 설정 마침을 누르면 이후 문자 메시지로 알림 정보가 “무료”로 받아 볼 수 있다.  

  구글 캘린더을 사용하는 목적은 개인, 업무등 다양한 분야의 갤린더을 제공하고 색상과 함께 협업을 위해 공용 캘린더 제작에 있어 많은 유익을 제공하고 있다. 특히 알림기능을 통해 업무을 잊지 않고 처리할수 있도록 비서역활을 감당한다.

  마지막으로 구글갤린더에 주소을 기록할 경우에는 다음 로그인시 구글맵의 지도을 확인할 수 있어 미팅시 장소을 찾는 번거로운 일은 없어졌다.

 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법