[강의안] 구글을 통해 기업의 모든 일들을 한번에 처리한다.(이동현원장의 업무처리 프로세스)

스마트폰시간활용백서

하루를 27시간으로 만드는 시간 관리의 기술

1. 도  서  명 :  순식간에 한 달이 사라지는 당신을 위한 스마트폰 시간 활용 백서
2. 저        자 :  이동현
3. 출        간 : 2019년 03월 20일
4. 출  판  사 :  정보문화사
5. 도서구매 : 예스24(Yes24 .com)
6. 도서가격 : 15,000원(예스24구매 13,500원)

 

[강의안] 구글을 통해 기업의 모든 일들을 한번에 처리한다.(이동현원장의 업무처리 프로세스) 

 

    구글을 통해 업무처리을 할 경우 여러모로 업무처리가 편하다.

    메일(지메일), 메신저(구글톡), 일정관리(calendar), 업무관리(gtasks), 문서처리(구글독스), 온라인상담 및 컨설팅(구글양식), 협업(구글사이트도구), 기업블로그(구글블로그), 실시간 소통(구글플러스), 유튜브, 피카사, 구글QR, 정보수집(구글알리미, 구글리더)
  

 

1. 지메일

  하루의 일과을 시작하기전에 전날에 들어온 업무용 메일과 개인용메일을 스마트디바이스을 통해 확인한다.  필터링을 통해 스팸메일은 거의 들어오지 않는다.  외부에서 온 업무용 메일은 업무용 라벨편지함으로 자동으로 들어가고 기업내부에서 온 메일과 일일업무일지, 주간업무일지, 월간보고서등도 해당 라벨편지함에 빠짐없이 들어간다. 이처럼 편리하게 사용할 수 있는 것은 필터링과 라벨기능 때문이다. 이로인해 받은 편지함에서 해당 편지함으로 메일을 옮기지 않고도 업무을 처리할 수 있게 되었다.

  특히 업무협조나 관련 업무와 관련된 내용의 메일을 경우 일정관리, 업무관리을 통해 지속적으로 관리할 수 있다.

  마지막으로 지메일은 도메인과 연결할 수 있는 구글앱스을 지원하고 있다.

 

2. 메신저

  구글톡은 음성, 영상, 텍스트모두을 지원하는 메신저이다. 스마트디바이스을 통해 영상, 음향, 텍스트모두을 지원하기 때문에 언제 어디서나 대화할 수 있어 업무처리에 이보다 좋을 수 없다. 특히 구글톡에서는 통역기능과 번역기능이 있어 외국인과의 소통시에도 좋다.  구글러블로그의 구글톡을 통해 사용법과 활용법을 참조할 수 있다.

 

3. 일정관리

  구글 캘린더는 웹기반의 일정관리로 웹과 스마트디바이스와의 완벽한 연동뿐만 아니라 프로그램 다운로드 없이도 사용할 수 있는 캘린더이다.

  개인일정과 기업일정 모두 사용할 수 있어도 다수의 일정을 만들어 색상구분과 함께 필요에 따라 연동할 수 있는 기능을 제공한다.

  일정관리 알림기능을 제공하는데 메일과 문자로 일정에 대해 통보해 주며, 관련된 이들과 메일로 일정을 공유하거나 일정과 관련된 업무에 대한 파일도 함께 공유할 수 있다는 장점을 지닌다.

  지메일온 일정을 바로 일정관리에 넣을 수 있어 이중적으로 일정관리하지 않아도 된다.
 

4. 업무관리

  구글태스크는 웹기반의 업무관리로 웹과 스마트디바이스와의 연동을 통해 해야 할일을 잊지 않고 처리할 수 있도록 돕는다.  특히 카테고리로 구분하여 업무을 처리할 수 있도록 지원하고 있다.

  일정관리가 일정중심이라면 업무관리는 해야할일을 잊지 않고 할 수 있도록 돕는 도구이다.

  일정관리나 지메일로 온 정보중에 업무을 처리관리할 수 있도록 돕는 역활을 한다.

 

5. 문서관리

  구글독스는 워드, 엑셀, 파워포인트을 인터넷을 통해 문서을 작성할 수 있도록 한다. 특히 인터넷만 연결되면 다양한 스마트디바이스을 통해 문서을 작성할 수 있고 수정과 편집이 가능하고 나아가 협업을 통해 공동으로 문서을 작성할 수 있다는 것이 가장 큰 잇점이기도 하다.

  구글앱스을 사용할 경우 도메인에 속한 멤버만 메일을 수정편집할수 있게 할 수 있으며 문서들을 지메일을 통해 재발송(전달)해도 해당 도메인의 멤버가 아닐 경우 전달된 메일을 확인할 수 없도록 제한 할 수 있어 문서보안에 있어 중요한 역활을 감당한다.

 

6. 구글양식

  구글폼은 각종양식을 쉽게 만들수 있도록 지원한다. 사용자들이 답한 질문지의 결과을 엑셀파일로 확인할 수 있어 기존의 질문지에 대한 수합의 과정이 없어 업무처리에 있어 수월하다.  결과값도 구글문서와 동일하게 권한에 따라 편집과 보기만 가능하게 지정할 수 있다.
 
  구글폼으로 각종양식을 만들어 받아볼 경우 메일과 달리 상담이나 컨설팅시 매우 효과적으로 관리할 수 있으며 메일 소실로 인해 발생하는 문제점을 사전에 해결할 수 있다.

 

7. 구글사이트도구(협업도구)

  구글사이트도구을 통해 기업내부 홈페이지를 만들수 있다. 직원내부용 홈페이지(인트라넷)으로 보안에 탁월하며, 업무처리시 각종 로그가 남아 일의 진행사항을 한 눈에 확인할 수 있다는 장점을 지닌다. 특히 유튜브동영상이나, 프리젠테이션, 문서도구등의 파일을 공유가 쉬어 업무처리에 있어 기업이 반드시 사용해야할 도구이기도 하다.

 

8. 구글블로그

  구글블로그는 구글앱스을 통해 만들 경우 업무용 홈페이지로 충분히 사용할 수 있다. 기업의 각종 소식이나 홍보물을 올려놓을 수 있다. 컨설팅을 위한 구글폼을 함께 사용하거나 구글문서도구, 구글일정등을 함께 블로그에 넣을 수 있어 홍보용으로도 충분히 사용할 수 있다.

 

9. 구글플러스

  구글플러스는 소셜기능을 갖고 있어 업무용과 개인용으로 구분할 수 있다. 특히 행아웃을 통해 화상회의, 화상상담을 진행할 수 있다.

 

10.  정보수집

  기업의 경쟁력은 정보이다. 이러한 정보을 쉽고 빠르게 수집할 수 있는 도구가 바로 구글리더와 알리미이다. 구글리더는 RSS기능을 통해 일일히 홈페이지나 블로그에 방문하지 않고 정보을 얻을 수 있으며, 구글알리미는 구글검색엔진에 등록되는 최신 정보을 메일이나 구글리더로 확인할 수 있도록 만든다.  

 

11. 이외에도 유튜브, 피카사, QR코드

  유튜브동영상을 공개 또는 비공개을 통해 홍보용이나 사내 교육용 동영상으로 구분할 수 있으며,   피카사을 통해 이미지을 올려놓고 블로그, 구글사이트도구와 연동하여 업무을 처리할 수 있다. 특히 QR코드을 통해 긴 주소을 짧게 만들어 업무을 처리하거나 홍보물에 삽입하여 사용할 수 있다.

 

 

 

이동현 원장

구글오프라인 사용자 모임 대표, (사)교회정보기술연구원 원장, (사)한국교회 언론회 정보통신 전문위원, (사)한국교회연합회 SNS위원장, [저서] 구글완전정복1(이론편), 구글완전정복2(실전편), 구글완전정복3(교사편), 트위터와 페이북의 선교적활용, 스마트전도법